第一章总则

第一条为进一步规范公司文件处理工作，确保文件能够及时发挥承上启下的作用，提高办公效率和质量，结合公司实际情况，制定本办法。

第二条本办法适用于军创及所属单位和部门。

第二章文件接收程序

第三条接收和登记

所有从外部发往我公司的正式红头文件，如上级来信、转发文件、同级单位来信、转发文件、其他通信等。，由综合管理部或总裁办公室负责收发文件的人员签字，并根据文件内容进行基本整理和登记(附件1)。

第四条文件签署

选择已基本整理完毕的挂号函件，根据函件内容，对需要办理或文件反馈的，填写阅件清单(附件2)，报公司领导阅批。

第五条文件承诺

综合管理部经办人员根据领导指示及时办理。若传阅批阅指令，综合管理部经办人员将文件交给相关负责人阅签，然后收回归档；如果审批指令是指定某个部门或某个人，综合管理部经办人员交接文件时，指定部门或指定人在审批单上签字确认后，可以自行复印文件，按照领导的审批指令进行，文件原件由综合管理部归档。

第三章文件签发程序

第6条草案

草稿是文件草稿的初稿，是后期处理的第一道程序。综合管理部负责起草公司日常及行政事务；其他业务文件由相关部门人员起草；或者由领导指定起草。

对于反馈收文意见的岗位，按照实际领导阅批指示起草。

第七条送审稿

对文件草稿进行审核，由起草人所在部门负责人根据文件内容进行综合审核，然后将草稿送领导审批。

第八条发行

稿件通过审核后，起草人应填写标题、文本内容、起草人、起草部门、送审、份数、份数等详细信息。(文字内容可用空白色A4打印)，然后报各部门会签，领导签字。

是公司领导对稿件的最终审定。草稿文件经领导签发后，即成为最终稿，不得私自更改。

第九条校对

稿件发出后，出版社会以最终稿为准仔细校对，连标点符号都不能漏掉。举行文件制作的最后阶段。校对后，最终文件必须签字确认。如发现错误，将予以纠正，并报公司领导确认。

第十条序号

文件正式下发后，要进行编号登记，防止发文混乱。公司日常管理文件的编号由综合管理部根据正式文件规定的格式和文件类别进行编号。有董事会的，董事会文件编号由董事办公室按照正式文件规定的格式和文件类别进行编号。

第十一条印刷和密封

对于校对后可以印刷的印刷稿件，在印刷过程中要做到以下几点:一是以终稿为准，忠于稿件，不允许随意改动；第二，布局要美观大方，赏心悦目。在打印的公文上加盖公司印章，印章应正确、清晰、位置适当。

第十二条分配

(1)签发文件时，严格履行领用人签字手续并如实登记(附件3)，确保文件签发无差错，如有差错，有据可查。

(2)发文时，可按要求传阅电子文件(PDF)。

第十三条打印号码

1份由部门发放，1份由档案管理部门留存，1份送单位。各主送单位一份，主送部门可以PDF格式电子传阅。

第四章文号书写规则

第十四条文件编号的组成一般包括三部分:文件生成、文件年份号、当年文件序号。

公文代发是发文单位名称+承办部门名称或发文单位名称的极端简称。

文件的年份号为文件发布的年份，不得缩写，用阿拉伯数字书写，年份加六角括号，如“[2020]”，不得使用圆括号或其他括号；

签发文件的序号为签发文件的序号。当年发的第一个文件是1号，以后可以按顺序排。文件序号前不加“首”字，编号前不加“0”。

第十五条文件编号的类型

第一类是日常行政管理，发布规章制度，文号为“军创综[2020]1号”；

第二类是会议纪要的发布，文号为“会议纪要[2020]1号”。

第三类是董事会发布的会议纪要和决议，“军创东[2020]1号”。

第四类是电话通知和备忘录。如有单位盖章，应加文号。跨部门协调的备忘录、备忘可以加盖部门印章。

第十六条文件编号要求

第一类型文档号的书写位置位于标题的正下方和标题部分和主体部分之间的水平线的正上方。

报告文件编号的书写位置位于版本页眉的左侧，必须有相关公司的签字和阅读。

第十七条字体为“宋仿”，字号设置为“三”，文号一经使用，不得随意更改，永久固定。

第五章附则

第十八条本办法由总统府负责解释。