起重机（塔吊）、旋挖钻、叉车、充电机、脚手架……这些都是在建设工程施工现场常见的建筑设备。随着房地产、建筑行业的发展，在建设工程项目施工中，由租赁公司或个人（租赁经营部）提供大型设备租赁给承包方的模式也是大势所趋。后疫情时代下，各地企业加速复工复产，工程机械设备的供求市场依然巨大，其中蕴藏着巨大的租赁商机。

深圳市诚宇设备租赁有限公司成立于2013年，主营业务为施工项目所需设备的租赁。近年来，诚宇设备面临着很多问题，如内部资料零散无序，财务不清楚每个设备截止当前的欠款等。之前公司一直用在线文档来处理业务问题及内部的管理问题，公司人数少项目不多时，这种方式使用起来也比较便捷。

但随着公司的规模不断扩大，业务项目日益增多，使用在线文档的弊端也逐渐暴露了出来，比如客户信息查找不便、项目管理繁琐、无法自动生成数据化报表等问题。

1、项目信息难统计：项目数据信息琐碎，难以高效汇总；平时将合同数据存于纸上，后期需要批量整理数据时，任务量太重。

2、数据备份太麻烦：为了备份数据，常常需要将数据库中数据导出成excel进行备份，但一系列操作辗转费时。

3、缺乏管理工具 ：对于企业的绩效考核、流程任务等管理，缺乏相应的工具。采用市面上成品软件的话，一线员工难以适应，反而加重负担。
4、数据价值难以挖掘 ：企业运转过程中每天都会产生大量的生产相关数据，对这些数据无法做到有效收集和分析利用，诚宇设备急需数字化管理工具来进行赋能。

企业数字化转型，前行路上坎坷相伴

说起项目工程的管理上，曾总一肚子苦水。作为诚宇设备的负责人，曾总跟我们谈起了数字化转型的初衷。过去，在无数字化管理的运作时，企业管理过程中总会遇见这样的问题：

项目管理上：设备租赁&项目验收进度同步难

诚宇设备工程项目通常都具有周期长、投资大、影响因素多的特点，影响工程进度有很多不同的内外因素，比如工程工序衔接不上、人材机未及时配备、施工人员对项目进度意识不够、进度管控经验能力不足等等；项目计划不明，需求随意新增，导致无法按时交付；项目缺乏统一的任务看板，团队成员不知道要在什么时间完成什么事，任务多时，易主次不分，忽略重要紧急任务；成员拖沓任务延期，缺乏统计数据，导致团队成员对安排的任务无故延期。

财务核算上：项目利润成本核算难

涉及到建设工程行业，难免会提起项目成本核算的问题。诚宇设备每一个项目对上是有与甲方的合同，对下是有与乙方的一些验收合同。其中也涉及到的劳务合同以及机械租赁合同等。而且，会在每个合同下挂一些收款、付款、收票和开票这几项维度组成起来的核算内容。公司在无数字化管理期间，合同收支记录都是人工来完成，费时费力不说，还三天两头出现差错,甚至老板都要亲自下场对公司营收进行核对......

寻寻觅觅：结识有格，攻克两难关

曾总在网上试图寻找解决当前问题的办法，但始终都没有找到一个非常匹配的解决方案，偶然间从朋友的介绍下接触到了有格。于是，曾总抱着试一试的心态，联系到了有格。

“一开始我们想要购买一个定制的OA系统，但往往需要花费大量的资金，但是效果却常常达不到预期。有格简单易懂、搭快速上线使用、减少成本投入、低代码，是我们公司一直坚持使用的重要原因。有格带给我们公司的不只是一个简单的系统搭建，更改变了许多管理人员陈旧的思想。”曾总说道。

有格支持手机、电脑、平板等多终端进行登陆使用，在项目进行过程中所产生的各种文件资料以及项目处理流程和经办人都会自动存储在系统中，并且可以实时进行查看。

“公司在设备的采购和售后管理过程中经常会遇到一些问题，如设备故障维修的及时性等，公司希望可以通过有格建设一个面向企业内部的信息化平台，去承载管理过程中零散的数据信息，使得跨部门之间，少一些互相推诿的理由，共同优化系统的使用与更新迭代。”

过去，一旦设备出现问题，只能通过电话、微信、邮件来沟通，事后追溯的数据不全，相关责任人也只能涉及一部分，无法展示给所有部门人员看，也无法进行数据的整理分析。

“通过有格，我们的设备借出，管理，维护表单就制作完成了，仅仅需要一个表单，两个权限组，简单的设定，就可以让几十个同事进行完美的数据协作。设备的状态清晰可见，每个人的权限分明，再也不会出现设备管理一团糟的情况了。一张表单、两个权限组、几十位同事，完美协作！”

对租赁费用管理数字化赋能

把以往需要人工算很久的租赁费交给有格数字化系统，用系统算费不用几分钟就能自动算出准确的租赁费，把每笔欠款清晰记录，帮助公司领导准确掌握租赁账本，了解经营情况。自动计算好每月欠款明细，可以减少企业每月在计算租赁费上花费的人工成本。

对库存管理数字化赋能

工程设备租赁企业在经营的过程中，肯定经常需要了解各种租赁业务、物资分布数据。例如，管理者想了解公司设备的总库存、工地上有多少设备在租、可以租赁的库存有多少？首先想到的是找员工，员工再去整理大量Excel表或打电话询问，然后才能汇报结果，费时费力。而使用了有格系统后，那么员工就只需打开软件，通过库存明细、租出分布、租出情况统计，即可了解库存情况以及资产分布情况，然后时间汇报，省时省力。也可以不通过员工，使用手机报表清晰直观的了解库存和资产分布情况。

数据报表让财务数据统计更省力

“以前项目资金台帐总是做不好，就连同一个项目，财务和业务对账都会有误差；每次会签审核时要翻手工台帐，关键还不一定正确，签字总会心里发虚；要查某笔收款或者付款记录更是很麻烦，台帐不清晰，翻原件又费时间......等等；现在有了线上台帐，每个项目都有实时、独立的资金台帐，直接关联具体合同、每一笔收付款都清清楚楚，关键是会签、审核的流程里面自带项目的实时数据辅助，我们感受到了信息时代的智能辅助，终于可以安心签字审批了。”

票据管理

财务管理涉及收款确认、付款审核、发票管理，项目利润监测等财务口径数据。可将每一笔收付款确定项目归属，直接关联具体的采购合同，项目资料附件完整可查；审批流程中，提供多项关联数据和辅助查询，提供实时参考数据，真正实现了业财一体化，并且与每月的资金计划进行同步，实现计划与实际的动态对比。

结算管理

“以前最头疼的就是做报表了，收集数据、核对汇总起码要好几天，一些常规报表要每月重复统计；临时报表统计起来更是困难，经常缺乏基本数据；日常工作由于缺乏各类报表也存在很多隐患，无法通过数据来分析和避免。现在使用有格建设仪表盘，各种流程数据和台帐报表，系统自动生成报表，开会汇报打开系统都一目了然，就算只是雏形，也节约了很多时间，提升了工作效率。”

数字化系统把工程设备租赁企业日常租入租出财务数据，都储存在系统中，并根据这些数据自动生成清晰准确的费用明细报表，呈现的财务数据让人很容易就读懂里面每一笔费用是如何产生，什么时候产生的。企业把这些明细报表提供给客户查阅时，客户很快就能理解费用是怎么算的，不但减少了给客户解释费用来源的麻烦，还可以让客户付款更加安心，营造良好的交易气氛，体现企业诚信，增强客户信心，巩固合作关系。

我们每月、每季度会统计一下已完工项目和对账单数据，有格的仪表盘可以让管理者简单明了看到数据背后的价值，老板们很喜欢这个功能。

现在，公司各部门开会前，都会先打开有格数据看板，展示每月的已完工的电梯项目有哪些、数量有多少、结算的金额多少、历史数据如何等等，管理者可以根据报表重点关注某一工程项目出现的问题，进一步向区域负责人了解情况并作出决策，工程部的同事也可以从中对比历史数据，将问题直接对接原厂家沟通。

客户说实施效果

有格的模块化功能组件，通过拖拽的方式就可以完成系统的搭建，简单易学好上手，而且有丰富的智能化数据报表帮助分析业务情况。这些都是有格比较吸引我的地方。

本次项目历时4个月，使用有格后，给公司带来了几点明显的好处：

1）低代码上手快。低代码开发这种无门槛的开发方式盘活了全公司信息化推进的热情和效率。快速上手，无需开发人员，配置简单，所见即所得。

2）减少运营成本。标准专用解决方案价格昂贵，比如合同管理、电子采购解决方案。有格通过调研我们公司的业务逻辑，我们只需要将模块化的东西拼接起来就可以，对我们来说用起来也方便。

3）降低实施风险。搭建好后不需要进行后台开发，可以直接使用相关业务模块，帮助项目提效。

———— 诚宇设备董事长 曾娟红