第一章总则

第一条为规范会议费管理，统一会议费开支标准，厉行勤俭节约，严格控制成本，在总结公司会议管理制度执行情况的基础上，结合公司管理实际，制定本办法。

第二条本办法所称会议费，是指公司各部门、下属单位和直管项目部召开和参加会议所发生的费用，包括食宿费、场地租用费、场地布置费、设备租赁费、文件资料印刷费等。

第二章职责分工

第三条总裁(经理)办公室是公司会议费用的归口管理部门。主要职责是:

1.建立和完善公司会议费管理制度和标准；

2.组织研究、完善、监督和实施会议费的审批和报销程序；

3.定期组织会议费使用情况的盘点、分析和通报。

第四条公司各部门、下属单位和直管项目部是公司会议费的使用部门。主要职责是:

1、严格执行本办法的有关规定；根据实际情况细化会议费控制措施；

2.准备、报告和执行年度会议费用计划；

3.定期总结分析会议费的使用情况；

4.对公司会议费用的管理和控制提出合理化建议。

第三章管理标准和要求

第五条公司根据公司下达的会议费指标，控制会议费总额。

第六条公司内部会议的分类和组织参照会议管理制度。

第七条减少会议数量，控制会议规模。内部会议场所(包括公司各单位和直管项目部的会议室)能满足会议要求的，不得对外租赁会议场所；能一起召开的专业会议应一起召开；充分利用现代化手段召开电视电话会议和视频网络会议，减少和避免与会人员的匆忙和由此产生的费用。

第八条在公司内部会议场所召开的各类会议应符合公司会议管理制度的相关规定；如有必要，会议室使用申请表见附件1。

第九条公司各部门拟对外地租用场地召开会议时，必须在每年1月底前填写《对外地会议日程安排表》(见附件2)，经部门主管领导审核后，报总裁(经理)办公室汇总，形成公司对外地年度会议计划，报主管经营的副总裁(经理)批准。

第十条公司各直属单位和直管项目部应根据公司下达的会议费预算指标，结合实际情况制定具体控制措施，严格控制在外部场所召开会议。

第十一条列入公司年度异地会议计划的会议，由会议组织部门提前填写《异地会议申请表》(见附件3)，由总裁办负责人签字。未列入年度计划，确因工作需要临时申请在外地召开会议，费用预算在3万元以内的，经分管部门领导同意并经行长(经理)办公室负责人签字后执行。预算超过3万元的，必须经公司主管副总裁(经理)批准后方可实施。

第十二条有关部门和单位委托公司组织各类会议的，会议组织者应事先填写《会议组织者审批表》(见附件4)，附相关合同，报主管副总裁(经理)批准后实施。主办会议收取的会议费应从会议费预算中扣除。

第十三条公司各部门及直管项目部召开会议，特别是在对外租用的会议场所召开会议时，应严格控制各项费用，不得以会议名义变相旅游或送礼。

第十四条严格控制各类庆典活动。因特殊原因确需举办的，需提前履行申请审批程序，提交费用预算，经部门领导签字后，报公司分管副总裁(经理)审批。

第十五条因公外出参加会议，会议组织者统一安排住宿的，不报销住宿费和伙食费，本人自愿退还午餐伙食费(按20元/顿)；未统一安排住宿的，住宿费和伙食补助费按照《公司差旅费管理办法》执行。

第四章成本管理和监督

第十六条公司会议费用管理应严格执行全面预算管理办法，纳入公司年度预算。

第十七条每年年初，公司五项费用领导小组办公室结合实际情况，对公司第二次下达的会议费指标进行分解，经五项费用领导小组批准后，向公司、下属单位和直管项目部下达年度会议费使用指标；每月末，组织统计成本指标的执行情况；每季度末，组织对成本指标执行情况的专题分析和通报；每年第三季度，根据实际情况适当调整成本指数；每年年底，组织将对成本指标的完成情况进行评估。

第十九条会议费的核算应当遵循《企业会计准则》和《会计标准化手册(试行)》。

第二十条会议费用的报销应符合公司规定的程序，总额不得超过年度总预算。

第二十一条公司各部门、下属单位、直管项目部不得以任何方式占用其他成本指标。

第五章附则

第二十二条本办法适用于公司，各直属单位和直属项目部参照执行。

第二十三条本办法由行长(经理)室和金融中心负责解释。

第二十四条本办法自印发之日起实施。

附件: 1。会议室使用申请表

2.外地会议时间表

3.外地会议申请表

4.承办会议审批表