对于设计师而言，如果没有好用的工具，连传输文件这件小事也会变得费劲，耗去人大量的时间和精力。

设计师李超也是个科技爱好者，他电脑上安装的软件一定是最新版，平时喜欢研究各种软件工具，发现好用的就会推荐给同事。

今天想和大家分享他和团队与钉钉的故事。好用的工具不仅能使设计师个人如鱼得水，更能“武装”一整个团队。

以下是李超的自述。

大家好，我是李超，今年 27 岁，是设计工作室 LogoMind 的创始人，今年已经是我创业的第 6 年了。

工作室成立时候，我处在人生的低谷期。上一次创业的失败，让我开始重新思考事业的走向，要不要从自己擅长的事业开始做起。考虑到自己和团队伙伴都是设计师出身，所以我们就干脆成立了设计工作室，想着帮助那些像我们之前那样的中小企业，能有一个体面的 Logo。

设计师其实是个又文科又理科的工作，额外还得知道些商科知识。文科的部分，你要有创意，有灵感，除此之外，其实设计师可能是除了程序员以外，和电脑打交道最多的职业了，你得像理科生一样，不管对硬件和软件都有一些执着，至于商科的部分呢，其实商业设计解决的不是艺术问题，而是去解决商业问题，一个好的 Logo，相当于是这家公司战略和愿景的视觉化呈现，我们一直相信，只有好的设计，才能帮助企业的战略来落地，一切设计都是为了解决具体的商业问题。

这些特质综合起来，就是 LogoMind 的特色，就是我们的极客精神。我们是个年轻的团队，现在平均年龄也只有 26 岁，在设计工作时候，我们会对每个细节都精益求精，在设计之外的沟通、协调和交付等环节，也会一一拆解，看看怎么能提高团队的默契。所以，从最初创业开始，我便一直在找最合用的办公工具，来提高团队的协作效率。

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设计师团队的困局与选择

我使用钉钉很早，在 2016 年刚创业的时候便开始用了。

创业过程里，我也先后尝试过市面上几乎所有的办公协同和效率工具，但最终还是留在了钉钉上。对我来说，钉钉不仅是个工作通讯工具，还可以实现团队人员、项目、财务管理，以及运营数据可视化。

之后，钉钉上线了 Teambition 这个应用，更是极大改善了我们的工作流程。

今年七月份时候，我们接到了“2021 国潮新消费大会”的设计工作，这是一个极具挑战的项目，从接到这场大会的项目需求到大会上线，准备时间不到三个月，我们 10 个人的工作室要设计完成出 22 场主题演讲、9 场圆桌对话主视觉设计，同时还需要对接外部 11 个团队。

沟通越多，琐碎的事情就越多，对我们设计师来说，还意味着产生的文件越多。所以，如何能高效与内外部人员协同也是我们团队需要面临的核心挑战。

而当我们用 Teambition 和钉钉来协调整个项目，很多问题都迎刃而解。

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每个工具的背后，

都是一个系统的工作方法

接到项目之后，我们做的第一件事，是在 Teambition 上创建了专属的项目空间。在项目空间的项目概览里，我们放进去了所有与项目相关的文档信息，这样子，不管新伙伴们在什么阶段加入到项目，都能迅速了解到整个项目的前因后果。

考虑到不同物料的设计流程是截然不同的，我们把这个大项目做了进一步的分拆，建立三个任务分组——核心视觉、会场搭建和通用物料。每个分组都有不同的工作流，像核心视觉可能有七个任务，会场搭建比较琐碎，会有二十二个任务。同一个人可能会承担不同子项目的不同任务，这样分拆清晰，确保我们工作起来不会顾此失彼。

最后我们统计了一下，国潮大会项目背后总共有上百个设计任务，平均下来每个人都得承担二三十个任务，如果没通过 Teambition 做明确的分工，并且明确每个任务的责任人，只是依靠电话或者微信来派发和验收，这个沟通成本就会很高，也没法确保事事有着落，件件有回音。

而且，Teambition 还有甘特图的功能，可以把每一阶段的任务做具体的排期，团队只要看看甘特图，就能清楚物料推进的节奏，可以避免各协作部门一头雾水、反复催稿的情况。

尤其值得特别一说的，是 Teambition 的文件管理功能，不少人会觉得这是个小功能，但它解决了设计师很大的问题。

大家都知道，设计不太可能一稿通过，由于设计工作的特殊性，设计团队里的小伙伴们同时会在多个项目里，每个项目会产生各种“最终版”“最最最终版”“打死也不改版”的设计文件，每个文件的大小都动辄几百兆，甚至超过 1 个 G，管理这些文件，也会让人手忙脚乱。

如果没有一个工具去承载这些文件，只是拉个群聊，来回传文件，最后你根本就不知道你的这个文件哪个是最新的版本，哪个是最后给客户交付的版本，哪个是过往历史的比较关键的版本。当你需要某个版本的文件，比如说，你更新到第十版，但现在需要看看第六版，那么你甚至不知道这个文件究竟在谁手上。

在 Teambition 上，一个设计方案只对应一个具体的文件，打开文件之后，会看到标注很详细的修改的时间线以及对应的修改者，能够极大地避免设计师的文件管理混乱的问题。

在推进项目进行的过程中，我们还经常用到日程管理。本次国潮大会从筹备启动到落地闭幕共经历了 24 次会议，均在 Teambition 上完成。

内部的工作做好，还需要解决对外沟通和交付的问题。

前面说，我们要和十一个团队沟通，这里面不仅有甲方客户，还有物料制作方，有搭建方，每个团队都要给他们不同的文件，传统上，我们会用拉群这样的方式，但这其实到最后就会变得手忙脚乱。而现在，我们建立了专属的知识库。

在知识库中，我们为所有的设计物料建立对应文档，并在文档中上传相应的预览图和制作文件。由于知识库是树状结构的特性，可以很方便将其归类建立文件夹。

最后，我们需要做的只是将该知识库公开发布再发给每一个协作方，他们就能够第一时间拿到自己所需要的设计物料和文件。

对于一小部分设计物料，不可避免地在交付之后仍会出现临时的调整与修改，我们也只需要将修改后的新版文件上传到对应的文档中，制作方仅需刷新一下文档，就能获取最新版的设计文件，避免了文件反复在群内传播，搞错版本的情况发生。

这样的做法，也节约了我们开会的时间。

作为一个创业者，我特别不喜欢开会，但设计工作偏偏又会有很多的协作。我们在 Teambition 建立一个顶层文档，可以统一承载不同阶段积累下来的信息，包括大会介绍、会议议程、核心任务、文件文档及传播策略等。任何一个人从中间接手这个工作的时候，都可以非常轻松地搞清事情的来龙去脉，不需要再去我们一遍一遍的反复开会了。

在国潮大会闭幕之后，和之前那些大项目结束之后一样，我们团队做了一次复盘，失败不是成功之母，有效的复盘才是，它能帮助团队发现问题沉淀经验，不断迭代优化业务能力。

利用 Teambition 的“统计”能力，我们能够回顾项目执行过程中没有注意到的细节。例如，在国潮大会中，74% 的设计方案集中在会前一个月交付，这个数据足以让大家反思后续项目要引导甲方及时确认方案，避免留给印刷制作的时间太过紧张的情况出现。

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工具是呈现创意的手段

也能重塑设计师的思维方式

最早用 Teambition 的时候，一些人会觉得是浪费时间，觉得我们把简单的事情给搞复杂了，但几个项目用下来，我们不仅工作效率提高了，而且因为每个人都能清晰看到整个项目的进度，也清晰的意识到自己工作和整个项目的关联，这极大提高参与者的价值感。

我之前在大厂上过班，很多时候总监给我们安排下来一个设计工作，让你去优化某一页 PPT，或者去重新设计某一个提案方案的一个排版。

但我会觉得，我不知道我在干什么，会觉得这个方案不是我做的，但是这个方案的排版的页面又是我排的，可是我都不知道我对这事儿有没有贡献和价值。这会让我的工作特别的痛苦，像个螺丝钉，会觉得自己好像确实没什么意义，因为做这件事不产生核心价值。

那时候我也很难知道的是：其实我的工作其实是处在很关键的一个节点位置，就是我优化的这个 PPT 其实已经是要交给到甲方领导去提案的阶段。现在，我们公司的员工已经不会重蹈我当年的覆辙了，在 Teambition 的看板上，每个人都能清晰意识到，自己的价值到底是什么，知道这是大家的项目，但也实实在在是我自己的项目。

要是把我们工作室比作一辆车的话，PS、AI 和 CDR 这些是燃料，没了它们就没法启动，而一个好的团队协作工具是润滑油，没了它，车也能跑，但总会磕磕绊绊的。

平时不忙，或者项目规模小的时候，不用特别的工具也能顺利完成，甚至觉得去学一个新的工具有些浪费时间。可是，等到真的大项目来了，你才会发现，好的工具，不仅提高了工作效率，还能改变你的工作甚至思维方式。

我相信，好的工具，带给我们的是二次进化。人区别于其他动物的重要特征，是会使用工具，某种程度上来说，不仅是我们在使用工具，工具也在塑造人。

我一直觉得，每一个工具，背后都是一套系统的工作方法，有了趁手的工具，我们才能以更高的效率，把灵感和创意展现到设计之中。