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01采购提前期的确定

02订单处理周期控制

03交付进度控制

04物料在途跟踪

1.采购提前期的构成

采购提前期是指企业采购物料所需的时间，一般由采购预处理提前期、采购加工提前期和采购后加工提前期组成。预处理提前期是发出采购订单之前的处理时间；加工提前期是从供应商处接受订单和交付货物的时间；后处理提前期是从接收物料到入库的时间。采购提前期示意图如下。

2.采购提前期的确定

采购提前期对企业的整个采购过程非常重要。由于要采购的物料种类繁多，供应商、企业、运输方式、运输路线等条件不同，提前期的每个阶段在整个提前期内扮演的角色也不同。

为了更好地管理企业的采购进度，企业应该准确地确定采购提前期。企业确定采购提前期的主要依据包括以下四个方面，具体如下。

1.按照合理的定额储备材料。

2.根据物质消耗或传递的规律。

3.根据材料消耗部门或使用部门提供的采购计划。

4.根据可预见的材料用途。

企业从向供应商发出采购订单到接收采购物料的过程中，所有采购单据的处理活动称为订单处理过程，所经历的时间过程称为订单处理周期。订单处理周期的长短直接决定了企业的库存，库存的高低也决定了企业的采购成本。有效的订单处理可以提高订单的满足率和供应的准确性，降低采购成本和库存水平。

采购部对订单处理周期的控制主要包括以下三个关键点，具体如下。

1.订单准备控制

2.订单审查和传输

3.订单跟踪工作控制

1。订单准备控制

采购人员根据制定的采购计划，收集所需采购物资的必要信息，通过分析比较，制定合理的采购订单计划，正式向供应商提出采购物资的要求。

在这个过程中，采购人员要尽可能的了解要采购物料的技术数据，采购环境的变化，供应商市场上物料的详细报价，降低采购订单的操作难度。

2。订单审核和传输工作控制

采购人员通过邮件或电子方式向供应商发送订单请求和采购材料的相关信息，然后采购主管对采购订单进行审核。其中，采购订单审核主要包括以下内容。

①检查采购物资的名称、数量、数量、价格的准确性。

②检查所需材料是否可以购买。

(3)审查补充材料订单或取消订单的文件。

④检查供应商的供货能力和资金信用。

⑤抄录采购订单信息，开具采购单据。

在这个过程中，如果可能，尽量采用并联审批，尽可能缩短订单审批和传输的时间，从而有助于尽可能缩短订单处理周期。

3。订单跟踪工作控制

采购人员跟踪采购订单，及时处理订单履行或货物交付中的任何延迟，以确保企业能够顺利完成采购工作。采购人员应在订单执行前和执行过程中跟踪订单。

(1)订单执行前的跟踪

在企业采购过程中，供应商接受订单后，采购人员应及时跟踪供应商订单的处理情况，检查并确定供应商是否按照订单要求及时安排生产或供应。

(2)跟踪订单执行过程

供应商备料过程中，采购人员在监控过程中发现的问题应及时反馈。如果供应商在过程中间有任何变更要求，应及时解决，不得延误。

在这个过程中，采购人员需要对采购订单的每一个环节进行有效控制，必要时提醒供应商及时备料，以保证采购的物资能够及时满足企业的库存水平。

交付进度控制是指企业对月度、季度采购计划或采购订单以及供应商能否按时、按质、按量交付物料的跟踪控制过程。采购人员应有效控制供应商的进货进度、中期跟进进度、验收和入库进度，以保证企业生产经营活动的顺利进行。

1.供应商库存计划控制

采购部人员在与供应商确认交货期后，应要求供应商提供相应的交货时间表，并根据交货时间表了解供应商备货进度，防止出现延期交货或提前交货的现象。如果采购人员发现供应商的交货进度可能影响正常的交货时限，应及时采取措施消除进度滞后。

2.临时文件加急

跟单催货是一种促使供应商在规定时间内交货的措施。在订单预计到达前一周，采购人员需要跟踪供应商，以了解库存情况和材料的预计交货日期。如果供应商未能按时交货，买方需要向供应商发送催单，以确定确切的交货时间。

3.验收和入库进度控制

供应商发货时，采购人员应会同质量部、仓储部等部门对材料的数量、单价、质量进行检查确认，检查合格后方可办理入库手续。如果验收时发现不合格物料，采购人员需要配合质检人员查找不合格原因，并联系供应商协商退货。

采购部应对出货中的物料进行及时有效的跟踪管理，以确保采购的物料能在约定的时间送达指定地点。其中，掌握准确及时的运输信息，对于企业掌握在途物资状态非常有用。

企业应收集和分析关键运输数据，掌握和管理实际的物料运输情况。一般来说，您应该得到以下内容。

采购部门可以简单的分析以上数据，从而更好的决定如何安排运输采购。如果采购部门决定减少为其服务的承运商数量，该信息是非常有价值的。

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