编辑导语:想了解制造ERP产品吗?在这篇文章中,作者从销售、采购、生产、财务等模块介绍了业务流程,详细讲解了ERP产品实施中销售和财务应收账款的内容,推荐想了解ERP产品的群体阅读。
这是笔者转行做电商产品经理的第三年。转行前是金蝶某知名代理商的实施顾问,对供应链略知一二。另外,在软件行业呆久了,特别想写点东西总结一下个人的成长历程和对行业的一些粗浅看法。所以,我是抱着一种成长的态度开始写这篇文章的。
记得离职前,项目经理问我为什么转行。我说我想尝试一些新的东西,会把我的思维限制在现有的软件框架里。我想成为一名产品经理。
从一开始的业务需求调研,到负责一个产品的研发和迭代,做出客户想要的产品,而不是在调查客户需求后,通过检查现有产品是否能满足来强迫业务方使用产品。
现在想想,真的很庆幸当时的决定,至少我找到了自己的位置(第二份工作是在一家外包公司,那是一段激情而痛苦的旅程,后面会讲到)。
不可否认,ERP产品已经非常成熟,涉及到企业的大部分业务场景。如果了解ERP产品的各个模块,就足以轻松驾驭B端产品的设计。
作者负责制造企业的实施工作已经一年多了。本文将从销售、采购、生产、财务等模块介绍所有业务流程,不涉及具体功能点。想研究产品的小伙伴可以登录金蝶、用友等官网获取信息。
有一句话分享给你:“人生就是这样。有些坑是一定要踩的。只有你自己去尝试,你才会知道你不要的是什么。”
一、ERP产品介绍框架制造ERP产品的模块有哪些?
考虑到工作中抽不出太多时间,另外一篇文章也不足以解释产品,我将介绍按模块拆分,具体题目如下:
1.销售和应收业务的主要流程
什么是销售?什么是应收业务?为什么我需要应收账款业务?常见的销售流程是什么?什么是销售逆转?其他销售类型有哪些?
(1)销售和应收款简介
销售是一种价值交换活动,企业向顾客提供商品和服务,从而获得一定的货币。
对于企业之间的销售,交易方式多,周期长,一手交货一手付款的方式少。所以业务发生后,财务部门会确认这笔交易应该收多少钱,以便月末汇总企业应收资产总额和客户欠款的日常管理。
(2)通用销售流程
销售和应收包括报价、合同签订、发货、开票、收款和财务核算,可分为商机信息流、货物流、票流和资金流。
(3)商机信息流
销售人员在销售过程中是不可或缺的。他们主要负责获取客户,根据客户需求制定解决方案。制造企业一般提供货物和其他材料。
至于解决方案或商品的价格,需要提供报价单给客户确认价格是否合适。销售人员与客户反复协商(还价)后,价格落地,签订合同。
(4)货物流动
合同签订后,销售人员会根据合同中确定的商品材料信息生成发票,并通知仓库发货。仓库将根据发票中指定的信息发出货物和材料,并将其从仓库发送到客户仓库。
(5)票流
发货后,销售人员会跟进客户的付款,付款前根据客户的应收金额给客户开发票,客户确认后付款。
(6)资本流动
客户确认销售发票金额等信息后,向企业进行支付,财务部门核对收款记录并进行账务处理。
(7)反向销售流程
销售过程涉及到客户的退款和退货,这是逆向销售过程。
正向流程以文档的完成为导向,逆向流程往往从文档的返回和返回开始。比如客户收货后因损坏退货,质检部门需要对退货进行检查,不会影响再次二次销售和入库。如果有任何损坏,有必要确定是修复还是报废它们。所有这些系统都需要生成文档,以供不同部门传阅和保留。
(8)其他销售类型
寄售业务:寄售人将产品委托给寄售人,将产品送到寄售仓库,寄售人进行业务交易。交易发生后,委托方与委托方结算,委托方从货款中抽取佣金。
直运销售业务:包括直运销售和直运采购,企业不需要将产品入库,供应商直接发货给企业客户。交易发生后,企业分别与供应商和客户进行结算。
成套件销售业务:企业成套销售产品,应收、开票环节也由成套件确认,生产、库存、发货环节由成套件明细物料处理。
销售退货业务:由于损坏或其他原因,客户将产品退回给企业的业务。
2.销售和财务应收账款业务的详细流程
涉及哪些角色?报价和合同链接详情?订单确认链接详情?出站链接详细信息?付款凭证链接的详细信息?数据报告?
(1)销售和应收过程中涉及的角色
企业生产出产品后,通常需要投放市场进行销售,整个销售链条中会涉及到不同的角色。
客户:B端的销售一般都是企业客户,代客业务很少;
销售人员:直接与客户联系的人员,做单(与客户达成交易)是他们的工作职责;
质检员:一般销售出库不会配备质检员。如果有退货,要经过检验员检验后才能退回仓库。
仓库保管员:管理仓库产品的人员;
财务人员:每月负责给客户开发票、收款、核对账单的人;
(2)报价和合同
企业的销售人员在获得客户的购买需求后,会根据市场情况、销售策略、销售成本等进行报价,交给客户确认。销售人员与客户协商达成一致后,再敲定具体的合同,约定交易的材料信息和交货日期。
第一步:获取客户和商机。
ERP系统中的客户关系管理主要是维护新老客户的一些基本信息。软件初始化时,需要先输入老客户。新客户产生后,还需要在系统中进行维护,才能进行后续流程。关于如何获取和转化客户,可以查看市场上相关的CRM系统。
第二个环节:价格管理- 报价:这笔交易预计要花多少钱?
商品价格的定价有很多考虑因素。同一个商品和其他竞争对手相比,如何既有竞争优势,又能保证利润?系统价格管理从商品和客户两个维度进行配置。在商品方面,卖得越多,单价越低或者折扣越高,这是一种阶梯型的销售方式。
在客户方面,销售人员根据与客户的交易制定价格,自由度很高。传统erp软件价格管理的信息主要是人工维护,软件只是信息的载体,离不开信息的维护。
目前市场上有【模拟报价】的相关产品。根据产品构成,对材料、人工、各种制造成本进行模拟计算,提前模拟成本,加上合理的利润,直接向客户报价。
第三个环节:合同管理。为销售部和法律部提供在线合同文件管理系统。
(3)订单确认和交货通知
合同确认后,销售人员根据报价单或合同生成销售订单。在生成过程中,需要确认客户的信用和库存问题。如果客户有信用问题,说明销售可能存在坏账风险,这类订单不允许交易;同样,如果库存不足,需要下达生产和物料采购计划,在交易前可以生产出足够数量的货物。
客户信用过了,库存商品数量充足后,就可以按订单生产发货通知了。这个单据的作用是通知仓库备货,确认送哪个仓库,送多少货,送多少。
第一个环节:销售订单- 销售订单:客户买了什么?
销售订单是整个业务的开始文件。大多数企业都是按量生产,有多少销售订单就安排生产多少件。销售订单将包含客户信息、产品信息、交货日期(有交货日期的倒推生产计划)、备注等。
第二个环节:信用管理。
【信用管理】客户信用管理主要是指对客户的偿债能力、履约能力和信用程度的量化管理,也包括对业务员和销售部门的信用管理。首先,系统需要为客户设置信用规则。比如客户欠款最多10万,超过10万。然后在创建订单时,业务人员会失败,提示客户还款。
第三个环节:生产采购计划。
库存不足。如果需要生产,则根据订单进行MPS/MRP计算,生成生产和采购计划。
MPS(主生产计划)主生产计划(Master Production Schedule):计算成本、半成品、关键零部件的生产计划,指定生产什么,输出什么时间段。
MRP(物料需求计划)物料需求计划:计算采购量和生产量的主要目的是保证生产物料不短缺,使采购成本和资金占用最小化。
第四环节:发货通知- 发货通知:哪些货物通知到仓库?
发货通知主要用于通知仓库发货,在多仓库中应用最为广泛。根据发货规则进行配置,确定优先发货仓库。有兴趣的话可以查一下市面上的相关排班系统。
(4)发放和开具发票
销售发票通知仓库后,仓库会安排发货和物流运输。财务人员一般在确认订单或发货后,确认应收账款,然后根据应收账款开具销售发票。
由于企业确认应收款项的时间与开具发票的时间不同,应收单与发票的金额可能存在差异,但最终应收款项应以发票为准。需要将应收单与发票进行核对,根据发票金额调整应收金额。
第一环节:仓库发货- 销售出库单:哪些货物已经发货?
在ERP系统中,仓库生成的出库单会有货物的位置等信息,前提是在系统录入货物时需要录入具体的位置信息,即货物生成入库后,货物在仓库中的位置已经确定。
但实际入库和入库会出现仓位不足的情况,导致仓位信息难以及时更新。如果你有兴趣,你可以查看相关的智能WMS系统,以及如何更快地完成货物的进出。
库存商品交付销售后,需结转销售成本,减少库存商品,增加成本,会计分类:
借:主营业务成本
贷款:库存商品
第二个环节:物流。
从仓库发货到客户仓库,涉及到物流运输,公司一般会和物流公司一起处理。对于物流运输,会应用【TMS系统】,不属于一般企业的经营范围。这个系统主要用来解决发货人的发货问题,承运人会根据发货人的发货需求和到达日期来规划路线。
第三步:确定应收和发票- 应收单据:记录这个客户需要收多少钱?
销售发票:记录交易内容(规格、数量、价格、销售额、运费和保险费、发票日期、付款条件等)。),并且是财务核算的原始凭证;
销售出库是转移商品所有权的过程。出库后,财务部可以确认应收账款,这是确认收入的起始凭证。汇总后,可以查看企业的应收资产。
正常的销售发票是根据应收账款开具的。何时发放以及发放多少需要业务方确认。例如,公司销售一批自行车,订单金额为1W,因此应收账款为1W。因为某些原因,客户只能支付0.9W,所以公司给客户开了0.9W的销售发票,收了0.9W。
第四环节:发票和应收账款的核销。
考虑到应收单金额与发票金额的差异,可以通过发票对应收单进行调整。具体应收账款主要是发票金额,会计分录如下:
会计分录:
借方:应收账款
贷:主营业务收入
应交税费-应交增值税
(5)收据和凭证
收款单:记录该客户收到了多少钱
根据企业的应收单生成收款单。收款单与应收单的核销,确认客户该单据的收款情况,为后续收款提供数据支持。收款完成后,销售流程就结束了,接下来需要给财务应收相关凭证,做财务会计报表。
第一个环节:集合。
会计分类:
借:银行存款
贷:应收账款
第二阶段:与应收流程相关的凭证。
在总账模块中设置自动生成凭证的规则,根据单据的审批状态自动生成凭证,方便日常业务的凭证输出。
(6)坏账处理和应收账款风险
对于销售过程,也会出现钱收不回来的情况。会计方面,需要财务部把应收账款提到坏账准备账户,期末确认是否为损失。这是企业控制拖欠风险的一种方式。
为了降低坏账风险,一些erp产品推出了“应收账款坏账的风险预测和催收管理”。通过收集客户内外部数据,构建一套风险评估模型,预测坏账风险,辅助企业销售和财务人员决策。有兴趣可以研究一下应收账款坏账风险预测的资料。
(7)销售和应收账款财务报表
在销售和财务过程中,记录了大量的单据信息,如报价单、销售订单、发票等。每个文档代表一个不同的业务场景,我们可以根据记录的文档信息满足一些个性化的需求。
比如销售部门需要查看某商品的退货率,可以查找所有出库单据并统计该商品的出库数量,所有退货单据并统计该商品的退货数量,计算该商品的退货/出库比例;例如,如果财务部门需要检查一个客户的剩余应付账款,它可以导出所有未核销的应收账款。
用数据引导业务方向,是每个企业使用软件产品的需求之一。因此,在研究和立项时,需要确认企业各部门的数据需求。以下是销售过程中的两个常见报告:
销售订单执行表:显示销售订单的发货、出库、应收、开票、收款信息,以便销售人员快速了解销售订单的执行情况。该报表的数据来源于销售订单、发货单、销售出库单、应收单、发票、收款单等环节的数据。以销售订单为来源,统计后续处理。
应收跟踪表:查询与应收业务相关的各种信息的报表,协助销售人员收款,如应收单的订单状态、出库状态、开票状态、收款状态等。
三、结语请更正销售和应收账款业务的描述。本说明中的细节和场景会不断更新,后续会更新与电商产品经理工作相关的文章。如果有感兴趣的小伙伴可以关注我的微信官方账号:产品王的自我救赎。
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