我们用Word，一部分时间用于内容输入，另一部分时间用于格式调整。针对Word的怪问题，虽然内容的生成显然比格式更重要，但我们往往会在格式调整上浪费很多时间。

据说大部分人讨厌Word是因为Word的格式化功能太差了。其实并不是这样的。之所以会有这种感觉，很可能是因为你还没有使用过Word中的“样式”功能。下面，职场充电宝将为您详细介绍这一功能。学习它可能会让你爱上Word。更重要的是，每天早下班不是梦~

首先，使用样式来控制文档格式

80%以上的人使用Word的时候，都是采用“先输入文字内容，然后选中文字内容，右键或者菜单键选择相应选项调整文字格式”这样的做法。

这种做法符合人类天生的思维习惯，但不是最好的做法。其实在很早的阶段，Word软件就已经有了自己的“风格”功能。有了它，我们可以非常快速地调整文本格式。更重要的是，如果我们一开始就定义好自己的风格，就可以不费吹灰之力直接输出一个排版精美、格式工整的文档。

二。了解“风格”功能

这是风格词中最重要的功能。让我们点击开始菜单，你可以在右边看到这个功能区，如下图所示:

Word中的“样式”功能区

作者用的词是MAC Word 2016。不同版本的Word可能略有不同，但一般都是这个位置。Word style功能的核心作用是快速控制文档的显示格式，让写作者专注于内容的输入而不是格式的调整。

为了让初学者快速实现“风格”的功能，这里举一个具体的例子:

要格式化的Word文档

如图，是一个Word文档，有一些输入内容。现在我们需要快速调整这些单词的显示格式，然后才能使用“样式”功能。

第一步:我们选择段落“第一部分:Word基础知识”，然后在样式区选择“标题1”样式。

操作之后，我们发现文档变成了这样:

对文本应用样式的结果

也就是说，所选文本的格式已经改变。与上面类似，我们选择下面剩下的两段文字，然后在“样式”中选择“自定义样式1”，发现文档是这样的:

通过这个例子，你应该大概能明白Word里的风格是什么了。就像Word预设的一些格式模板。在我们选择了文本之后，我们可以通过点击不同的样式来快速地对所选文本应用一些格式。

Word默认为我们内置了一些样式，我们可以修改这些内置的样式。同时，我们也可以根据自己的需求定制一些专属的风格(比如上面例子中的‘定制风格1’)。

除了“选择文本-选择样式”之外，我们还可以先点击一个样式，然后在Word文档中输入内容，新输入的内容就会按照你选择的样式呈现出来。

三。使用样式函数的好处

在Style Word中是一个很基础很简单的功能，而且很强大。令人惊讶的是，大多数人都不知道或者不习惯使用这个功能。与传统的分步格式调整方法相比，样式方法的优点是:

1。效率提高

选中文本，点击选择某种样式，我们就可以快速的对文本应用一种包括字体、字号、颜色、缩进、段落间距等等的格式。如果一个一个设置，可能至少需要1-2分钟。在Word中，为不同的字符设置不同格式的操作特别频繁，累积下来节省的时间会很可观。

更重要的是，如果你习惯了Word中的样式功能，那么你在输入不同的内容时就提前选择了不同的样式，甚至不需要专门调整格式——样式已经帮你搞定了这一切。这种感觉只要你专注于内容，不去费心调整格式，就很好。

2。格式规范

每次都是手动一点点调整文字格式，一方面速度慢，另一方面格式难以统一规范。比如对于文字的格式，我们需要统一为“4号字，1.5倍行距”。可能我们之前的部分设置的很正确，但是一旦后面忽略了，可能会忘记调整行距等等。要求的格式越复杂，我们就越容易产生这样的遗漏，要找到它们是极其困难的。

但是有了“样式”功能，我们就不需要这么麻烦了:选中文本，点击样式，Word会自动帮我们完成所有的格式化工作。

3。以后容易修改

“样式”功能还有一个很大的优势，就是非常有利于文档后期批量修改格式。比如我写了一篇两万字的论文。由于某种原因，现在需要调整和修改所有段落的格式。没有“风格”功能，这个工作量会很可怕。我们需要逐段选择文字(因为标题的格式不需要修改)，然后调整格式。

但是有了“样式”功能，我们只需要找到原来应用于段落的样式，然后修改这个样式的详细格式。点击“确定”后，所有段落的文字都会相应调整，就这么简单！

可以说有了“样式”功能，Word真的变得好用了，“重内容轻格式”也不至于变成一句空。如果你在日常工作中需要大量使用Word软件，我建议你花1、2个小时学习这个功能，以后每天可能会节省2个小时以上！

四。Word风格函数简明教程

Word中的样式其实用起来很简单，大致可以分为两部分:定义样式和使用样式。

如前所述，有些样式是通用Word软件中预置的，如下图所示:

Word系统内置了一些样式

很多时候，这些内置的样式并不能满足我们的要求。这时候我们也可以加入完全由自己定义的风格。点击菜单上的“样式窗格”，我们可以添加自己的样式:

例如，让我们首先创建一个名为“论文标题1”的新自定义样式。这种样式主要用于论文的一级标题。字体是宋体，字号是小二，需要加粗。基本设置如下:

这里有一个重要的提示:因为这个样式应用于一级标题，而标题关系到我们文章大纲的结构和下面目录的自动生成，所以我们必须告诉Word这个样式定义了标题，它是哪一级标题。

我们点击上面窗口左下角的下拉菜单，选择段落。在新的弹出窗口中，大纲级别选择级别1，这意味着该样式将文本定义为级别1标题。

其他如缩进、段落前后间距等都可以一一详细设置，就不赘述了。

所有方式确定后，我们添加一个“论文题目1”的自定义样式。我们选取本文开头的演示Word文档的标题文本，选择“论文标题1”的样式，文档变成如下:

从文档结构图中也可以看出，标题部分已经成为一级标题。

类似于上面的做法，我们可以添加一个新的“论文正文”样式，定义基本的格式规则，然后应用到下面的两段文字中。详细过程我就不赘述了。

以上做法只是为了教程。我们实际使用样式的正确做法应该是:根据需要的格式，在写文章之前定义好所有的样式，写完之后在输入内容之前点击对应的样式。这样我们输入完内容后，所有的格式都设置好了，目录就可以马上定制生成了。

你会发现Word可以这么好用！格式可以这么容易！