欢迎来到成功的工作场所

工作日上午8点

陪你处理公文，高效成长

在上一篇文章中，小莹和大家讨论了列表思维。当时主要涉及文章初稿的把关。

其实列表思维的应用场景非常广泛，除了我们在写作的过程中可以应用列表思维，会议离不开列表思维。

那么，如何才能让清单思维真正落地，真正服务于工作实践呢？

最近小英在准备一个大型培训班，因为是和党校合办的，他们提供的资料里有一个单子。这个列表完整地再现了培训是如何准备的。

今天小英就和大家探讨一下如何用清单思维准备会议。

1

这是什么列表？

这个列表实际上是一个表格。

行标题是类别、序号、工作内容、工作要求、责任单位、完成时间、完成状态。

栏目标题 是前期准备、过程中的具体工作和后续工作。

可以看出，这是一个以时间为纵坐标，以工作为横坐标的三维列表。

从时间上看，按照前、中、后三个阶段进行区分，然后根据阶段的不同，列出需要准备和完成的事情。

这是一份按时间顺序排列的清单。我们可以试着想象一下榜单的形成过程。上了很多次课，一次次积累经验，把会议涉及的事项都列了出来，汇总形成这个清单。

这样的名单，对于完全没有办班经验的小白来说，具有非常强的指导意义，不容易遗漏。所以建议大家可以根据列标题自己做一个表格，列出会议涉及的事项，形成自己的会议清单。

2

这个列表怎么用？

我们前面也介绍了会议列表的构成，那么接下来，我们来看看如何使用这个列表。

会议清单实际上列出了我们需要做的所有事情，人们更容易按照时间顺序接受它。

但是只有这个清单是不够的。还需要倒排时间节点，明确责任分工。刚才说了，会议清单是按照事前、事中、事后的顺序形成的。

但是，这个时间顺序并不是我们准备会议活动的时间顺序。例如，在一次培训中，我们有一个毕业典礼，需要拟定一个议程和起草一份手稿。这个列表把这一部分归类为事件，也就是运行类的过程。

是不是要等开学了再决定毕业典礼议程，起草培训总结？

答案显然是否定的，我们需要在开课前完成相关议程并起草稿件。

这就需要我们逆转时间节点。假设我们的培训从5月10日开始，那么我们最迟需要在5月7日，也就是今天，完成相关工作。如果会议活动非常重要，那么这种预付款将进一步增加。

3

如何优化这个列表？

从这个列表设计的初衷来看，主要是把条目按时间顺序排列。

在小win之前的会议过程中，还有一个序列也是非常有效的，可以帮助我们穷尽需要准备的工作。

那就是以人为本。

比如会议涉及上级领导讲话。然后我们可以列出以下任务:

首先，领导的邀请。不管是直接口头邀请还是邀请函都可以，当然最好两者都有。口头邀请更容易统一领导，书面邀请函可以提醒领导时间。

其次，演讲准备。我们需要提前写好演讲提纲，供领导参考，最好在口头汇报时带上，或者作为邀请函的附件一起提交给领导。一般情况下只需要准备一篇稿子，但也有需要准备两篇稿子的情况，一长一短。但是小英觉得这种做法有点太细致了，反而把领导搞糊涂了。

接下来是会前提醒。如果您是一位高层领导，事务繁忙，我们可以将邀请函的照片、扫描件或电子版发给领导联络员，避免忘记。

然后就是现场接待。一般来说，领导会提前5-10分钟到达会议现场，所以我们需要安排单独的休息室，安排专人负责接待。

然后就是领导讲话。有的领导会带以前的报告邀约文稿，但也有领导和联络员忘记带文稿的情况。这时候可以把材料的复印件放在领导卡前面，以备后用。

最后领导走了。如果办公大院里面没事，就送到电梯口和楼梯。如果是外地会议活动，需要提前对接流量，保证衔接顺畅。

同时，在领导讲话的过程中，如果领导即兴发挥，那么我们也要做好记录。最近，小莹发现了一种可以直接转换单词的科大讯飞录音笔，我们下次可以试试。

其实这是对会议活动的一种现场预判。我们都可以为不同的参与者经历这个过程。相信结合事件列表，可以做到细致全面。

好了，这就是关于运用列表思维准备会议的讨论。希望对你有启发。

作者:卢晓颖，近10年公文写作经验，清华本硕，曾获多项省级科研信息奖。致力于分享从公文写作到单位笔杆子的进阶之路，一起学习公文写作经典书籍，帮你打磨公文写作核心竞争力，赢得职场。全网同名:写赢职场。[/s2/]