01区分发送和接收文档
收发公文有不同的类型，使用准批语也各有侧重。
例1:根据要求，我厅编写了《省级测绘管理条例(修订草案)审议结果报告》，现印发省人大常委会主任会议审议，请法制委领导审阅。(注:张贴，省人大法制委法制办领导对张贴审批表提出的意见)
例2: ×县汇报了全县工业园区发展情况:全县坚持规划建设先行...下一阶段将专注于扩展...建议县政府继续做好促进工业园区发展的工作，转市经贸局、市外经贸局阅。不是，是给同志(市政府分管副秘书长)看的。(注:所辖县收到文件后向市政府报告，市政府办公室秘书提出建议)
上例中常用的准评论有“审议”、“审示”、“阅处”、“阅示”。其中“阅示”、“阅示”都用在结语中，可以概括为“转同志(报)阅示/阅示”的句式，但有时根据公文是否收文或发文而有所不同。例1和例2都要求领导展示，但展示前，一个用“回顾”，一个用“阅读”。原因之一是例1属于发送文件的建议意见，例2属于接收文件的建议意见。一般情况下，对收文建议意见使用“阅示”，对发文建议意见使用“审阅指示”较为合适。因为文件的收文，从部门外来就不存在“审核”的问题，只要“阅”即可；发一个文件，不仅是“看”，更是“审”。有时“阅示”也用于发文拟办意见，但“阅示”一般不适用于收文拟办意见。
类似于“审查论证”的意思，还有“审批”。例如，“我们将向您发送一份2012年排水项目计划供您审批”。“审批”和“审核同意”都适用于“审核、批示下级报送上级的公文”的情况。两者都应该是“考试说明”的简化。在汉语词典里，只有“审批”，没有“审核论证”。如果从这个角度理解，用“审批”更规范。
02区分语素义
词是由语素构成的，不同的语素有时会影响甚至决定词的意义。
《出埃及记》3:本文件是提交市政府常务会议审议前最后一次征求意见。请各部门高度重视，认真研究提出意见，经部门领导同志审定后，于12月12日前反馈市政府办公室。(注:市政府办公厅秘书人员提出的建议)
《出埃及记》4:关于经济体制改革的部分规定已经县政府原则同意，待进一步修改后，将印发实施。(注:×县政府办公室秘书人员提出的建议)
例3和例4分别用验证和修正哪个更准确？两个准批语，都含有检查和检讨的意思。“审批”侧重于“确定”和“审查决定或审查评价”，即审查后作出决定和评价，强调意见的最终确定；“修改”侧重于“修改”和“审查修改”，即修改和纠正其中的错误，而不强调意见的最终确定。因此，例3中的表达式更准确。
例5:教育部考试中心的沟通。文件要求进一步加强自学考试考点的管理和设置。在援建地和学校所在地设立考点和考场的，应按要求提交相关材料。拟请自考办阅示同志。同志，请核实。(注:省考试院收到文件，院书记提出建议)
例2用“阅文处”，例5用“阅文处”。区别主要是“场所”和“办公室”的区别。两者的区别主要有两点:一是“阅文室”的事务比“阅文室”复杂。如果把阅文室的事务表现为一个系统，阅文室只表现为系统中的一个环节。比如《党政机关公文处理规定》第四条“公文处理是指公文的准备、处理、管理等一系列相互关联、有序的工作”，由此可见，处理只是处理的一个环节；二是“读”，读后灵活；“阅”是阅后处理，所以有要求遵循。
03区分上下级
不同的层次，不同的责任，不同的批语用法。如果我们把一个单位分为办公室文员、办公室领导、办公室主任、办公室领导、单位领导五个级别，每个级别都有一个与其职责相对应的准批语。对于以下级别的上级，常用的准评语如审核(批)、确认、验证、审核、阅等。；对于上下级，常用的准评语如批阅、阅办(办、研)、研究室(复)、阅(注)、圈阅等。
例6:由于时间紧迫，建议请市委组织部牵头，按照省委组织部的要求，抓紧对两个征求意见稿进行研究征求意见，经市委领导审定后，直接报送省委组织部。不是，是送给同志们(市委常委、组织部长)看的。请(市委办公厅分管副主任)同志作检讨。(注:市政府办公厅秘书提出的建议)
拟意见由市委办公厅工作人员提出，提交市委办公厅分管领导审核。这里经常涉及的准评论有“研究”、“考试”、“读书”、“考试”。“研究”就是“调研、提案”，后面是意见、建议、措施、方法等等。比如“市府办、财委、监察局、法制办:请对《暂行办法》提出意见，并在5个工作日内反馈到我办”。“批准”，即“审查决定或审查评价”。比如“这个报告能不能发，请领导审批”。“阅读说明”是指“阅读说明”。比如“给同志们看看”。“审核”是指“审查和批准”。比如“请同志们检讨”。
例:我厅已完成《广东省专利条例(草案)》审议结果的报告及草案第二次修改稿，拟提交省人大法制委员会审议，请予以审议。(注:省人大法制委法制办领导提出的建议)
《出埃及记》:同志们看了批示后，要求市有关部门加紧落实各项合作事宜。不，请和XXX同志核实一下。(注:市政府办公厅秘书人员提出的建议)
例7和例8分别使用“审查核实”和“核实”，两者都适用于下级对上级的行文，但也可以根据个人在上下级之间地位的相对性，适用于不同的群体。一般使用“核查”的主体是办公室工作人员和办公室领导，因为他们本人或其直接上级负有“核查、核对”的责任；一般使用“审示”的主体是分管处室的领导，因为他们的直接上级主要负责“审示”。7.办公室负责人上书分管单位的办公室负责人和单位负责人审阅批示，确定是否做这件事。8.办公室工作人员请办公室分管领导对提出的意见进行审核，确定提出的意见是否可行。
例6和例8，分别用“审核”和“验证”。“审核”，即“审核批准”；“核查”，即“审计指令”。两者都适用于提出拟办意见的办公室工作人员，需要办公室主任进一步核实拟办意见是否适当。此外，与“验证”含义相似的待批准术语是“验证”，可以通用。
04区分批准文件
公文可以分为阅文和批文。对于阅读知识性公文，常用的准评论如阅读知识、综述、阅读研究、阅读说明等。其他建议意见主要用于审批正式文件。
例9:CPPCC围绕六个重点领域开展研究，形成了高质量的研究报告。请市政府办公室再向CPPCC要几份研究报告，发给各相关部门研究。这份文件会交给秘书阅读。(注:市长批示)
例10:拟请市经信委牵头，会同市发改委、科技创新委、财委等相关单位，结合我市实际情况，没有，请同志们报给同志们看。(注:市政府办公厅秘书人员提出的建议)
例9是市长给出的意见。调研属于看公文，“看调研”，也就是“读调研”，只是要求相关部门了解报告的内容，研究它如何有助于改进自己的工作。例10是市政府办公厅提出的建议。由于这份文件属于经批准的公文，所以使用“阅办”，即“阅办”，是指要求有关部门参照文件内容酌情办理。另外，例9中“转报告”，即“转报告”，符合市长身份；例10使用“核报”，即“审计报告”，符合办公厅负责人的身份。
来源:我们都是负责任的人。
编辑:李慧芳
审查:肖鹏
最后审查:郝赟
清风玉泉
