随着年底的临近，许多行政合伙人已经开始了他们的第一次预算工作经历。没有以前的数据参考，没有今年的数据总结，也没有太多经验。...

面对这种地狱般的工作模式，第一次做行政年度预算的小白该怎么办？

制作行政预算请查阅新手指南！

一、明确预算概念和项目分类

第一次做预算，没有之前的参照方案，需要先明确定制预算的概念和计算方法。

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阐明预算概念

首先是范围的概念:如果你的公司有多个办事处，你需要确认你定制的预算范围是总公司的总预算，还是只有子公司、城市、办事处等的预算。

其次是项目的概念:预算定制往往会涉及到一些重复的项目，所以需要提前确定项目的内容，明确哪个项目分哪个部分，如果分支机构较多，也需要明确由谁来提交报表，避免重复计算。

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预算项目分类

在开始对项目进行分类之前，可以先查阅财务部设置的会计科目类别，确保行政科目与公司财务科目对应，以便后期核对、审批和使用调整。

然后你就可以从今年的预算数据中汇总出具体的费用科目，根据今年的计划列出项目类别，构建一个基本的费用类型框架。例如:

A .日常预算:为支持公司日常经营和服务而发生的预算费用，包括日常办公费用、服务费、办公维护费、车辆使用费、租赁费、员工福利费、物业管理费、招待费、培训费等。可以按用途、资源或需求、成本等维度分类。

*日常预算类别示例(部分)

B .项目预算:基本上可以分为活动项目和装修项目。比如场地相关费用包括租赁、布置等费用；与礼品、材料和其他费用有关的活动；装修类包括设计、监理、保险、装修、家具等。

如果公司在新的一年里有举办活动和租赁搬家的计划，就应该另设项目预算。通过对整个项目的预算进行整理和管理，方便观察项目的投入和效果，有利于最后的回顾和总结。

*项目预算类别示例(部分)

C .资产预算:购买或购置固定资产时发生的费用。包括办公设备、办公家具等设备的购置费用，以及购房时的装修费用和空调整安装等房屋费用。另外，为了节约成本，到期更换设备可以根据企业需求评估进行调拨采购，低于总设备数量。

*资产预算类别示例

如果还是不知道怎么分类，可以在行政技能地图上查预算项目分类。

除了通过工作项的分类来整理数据，你还可以从时间的角度反算今年发生的每月费用，并检查是否有遗漏项添加到你的项目分类中，避免遗漏某一项，造成后续分析的极大误差。

二。组织基础数据

项目分类后，可以单独计算出本年度的整体费用，作为下一年度预算额度的参考。

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收集汇总数据

汇总计算后，除了翻看之前的月度数据记录，还可以直接找出所有的合同，这是一笔固定支出，可以作为基础数据源的一部分。同时也可以避免遗漏一些年度缴费项目。

由于数据复杂，有些费用可能跨越数月等。，可以设置记录过程中的值维度，如月值、特殊情况下的时间值、月间值变化时的平均值等。，从而得出本年度的月度费用以及与重大事项分开的费用。不仅可以让结果清晰明了，还可以保留案件记录，以备来年参考，方便行政工作的总结。

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科学预测数据

最后，面对剩下的已经发生但没有数据记录的项目，只能用估算的方法。比如车辆燃油费用的估算，是根据不同车辆的油箱容积和每月行驶公里数来计算的。

这里小智也整理了一些常见的物品和服务标准，仅供参考:

药品费用:人均费用约0.5~0.8元/月；

电费:不含专业机房，基本在8~10元/m2；

下午茶费用:人均费用基本15元/人/月；

维护费用:除了日常维护外，每年冷暖季前都要清洗空滤网，单价50 ~ 75元/片；

能源费用:夏季电费比其他时段高10 ~ 15%左右；

生日费用:人均费用约30元/人/月；

基本活动费:人均费用10元/人/次；

办公用品费用:人均费用最多30元/月；

饮用水费用:每人每月一桶水，直饮水水费2元/人/年；夏季饮用水成本一般比其他季节高5 ~ 10%。

销售电话费:30-45元/人/月；

地毯的清洗频率:建议每半年或一年清洗一次地毯(看脏的程度)。

以上数据仅供参考，需要根据所在城市和公司的情况进行调整。

这里注意:在最终的预算计划中，要把估算逻辑和参数写清楚，便于审批人查看和审批。确保每个值都有其来源和计算逻辑。

三。根据各种影响因素调整预算

市场变化导致的成本增加，人员扩招导致的一系列成本增加，公司发展规划下重点项目预算比例的调整，都会对预算产生较大影响。行政当局应根据汇总的基本数据并结合这些影响因素进行调整。

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市场影响力

主要指合同续签价格上涨，产品市场价格上涨的情况。

比如这部分日常开支虽然相对固定，但在实际预算制定中不能照搬往年的预算开支，而应该根据当前的实际情况进行调整。比如服务供应商一般一年签一次合同，随着服务人员薪资的变化，每年的具体服务费也不一样。

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人事变动的影响

在制定预算时，行政部门还应就来年的计划咨询人事部门。大规模的人员增减，可能带来办公用房、家具家电、日常耗材等一系列预算变动。

比如公司今年要优化人员，那么人员成本要在去年的基础上进行调整；如果今年大规模扩招预计会增加人力，那么行政部也要提前储备好备用金，以防不测。

电脑周边耗材、名片制作、内部打印、工卡制作、打印机租赁、行政部当地交通费、快递费、维护费的成本可以用数字分析。一般这类科目都是把往年的相关月均科目算出来，然后再做20%的提升。

比如一盒10元的名片，按每人2盒计算。2021年第一季度，月均名片制作费410元，月均预约数21。那么，如果2022年HC没有实质性变化，每月人数可以增加20%，即25人。得出2022年制作名片的成本为500元/月。

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月/季度差异

根据实际客观因素分析不同月、季费用的差异，适当增减。

我们要考虑到每个季度预算的特点，比如在降温季节电费、水费、饮用水的增加；Q4万圣节、感恩节、圣诞节等节日较多；春节和十一假期，长假成本会降低；还有其他的金九银十，双11，营业部年终冲刺等等...

在项目中，月度和季度差异可能会影响电力、固定电话、文具和办公用品、饮用水、一般药物、下午茶、生日聚会和活动。

比如2021年3月，电费人均1.5元/天。在此基础上，如果2022年HC值为300人，3月工作日为22天，则2022年3月的电费可为300人*1.5元*22天≈ 1万元。

但考虑到3月份是季度末，属于营业部冲刺阶段，应该会在一万的基础上有所提升。一般较大的量可以增加15%左右。最后，3月份的预算定为11500元。

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公司年度计划

掌握公司今年的经营计划，确保预算围绕整体战略目标制定。

如果忽略整体目标，只关注今年采购多少办公设备，举办多少活动，容易导致行政工作成果与公司整体方向出现误差，造成资源浪费。要密切关注公司下一步的计划和行动，确保钢铁在刀刃上。

同时需要确定本年度的行政预算基准线，避免预算超支导致的反复修改和返工问题。

公司计划的变化也可能带来一些隐性成本，比如:如果公司明年需要租用新的办公场所，可能会涉及到物业的隐性成本。比如很多商业楼宇会指定第三方网络，如果你不想用，需要支付一些占用费才能迁入目标运营商网络，通常是年费。你需要在入住前与酒店沟通。

还有其他车辆及消防产品年检费用，资产折旧损失等。，这也是需要考虑的。

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部门年度计划

除了考虑公司计划，结合部门计划调整整体预算也很重要。

比如年底收集员工需求优化工作；在部门工作内容上，还要考虑是否有延伸的可能，是否有更多的创新空；还需要根据部门未来一年的发展需求在重点项目上下功夫。

四。数据筛选和合理缩减

完成以上三步，你的年度预算已经初具规模，但还没有“完成”！最后的筛选检查是必要的，以避免重大错误。如果你的公司有降低成本的要求，就需要合理的削减预算。

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数据筛选检查

数据的筛选和检查主要是检查预算值容易出现出入的地方。是预算编制过程中每个阶段都需要做的事情，包括一旦最终编制完成后的筛选。(这里小智列出了所有的筛选优先级供参考，大家可以根据自己的实际情况来使用。)

检查要点:各细节单价和数量是否有较大出入；你是否忽略了只发生在某个季度或去年发生但今年没有的情况？注意实际发生是否与预算的计算维度不同；检查收集数据的子表是否有错误；月度总和与季度数据是否一致，季度总和与年度费用是否一致等。...

检查方式:计算检查子表中垂直和水平方向的项目总数；如果有往年的数据，可以从去年申请数/今年实际使用数/明年预计申请数三个维度对比数据，重点关注差异较大的项目。

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合理的预算削减

预算缩减不能一味的消除开支。要根据实际情况分析，在不影响正常办公的情况下进行。比如仓库是否可以组合使用，或者以季租代替年租，办公室绿化是否可以适当减少一部分，福利提供方式是否可以优化等等。

对今年项目的必要性进行分级，有利于减少不必要的成本。项目可按以下等级标准划分:

固定项目 ★★★

最高级是必须支付的费用。包括住房相关费用(房租、物业费等。)和公司相关费用(许可证、会员费等。).

改变项 ★★☆

第二，这是一项必要且可减少的开支。但是降低的成本不能影响日常办公。比如办公费用。

非必需品 ★☆☆

最低级别，取消后不会影响正常办公。比如环境布置、福利、保险、公共娱乐耗材、团建等一系列费用。

*途远知行公开课《行政如何科学制定企业预算》

五、回答你关心的问题

最后，小智还整理了一些大家关注的预算定制问答。

Q1:企业行政资产预算的依据是什么，比如家具、设备、电器等？有什么好主意吗？

答:首先看折旧年份，是否需要报废，更新多少，是否新增办公区域或会议室/老板室/工作站等。从需求出发，再看购买询价和比价。折旧和增加(人员增长，新业务，新领域)，报废都要算。

Q2:行政预算是否建议设置杂项或其他费用预算项目？如果设置，建议包括哪些费用？设定逻辑是什么？

答:这个问题需要和金融同步。一般财务部门主要关注高额和固定费用等。比如公司员工不止一个工位，那么工卡和工位卡都要算；但如果人少，这部分就不是主要部分。其他人也是如此。

Q3:电费、办公费、车油、保养、装修...根据什么标准？

答:电费国家或园区有统一的单价报价，年中可能会涉及调整，可以参考往年的增长比例；车辆油费参考每月发生或平均发生，考虑车辆在新的一年里是否会发生增减变化；保养费用可根据实际发生和使用年限，保养频率会随着年限增加；装修费用主要看面积和装修标准，比如前台，会议室，茶室...指定装修标准后，自然会有费用标准，然后可以根据面积等稍微调整。

Q4:公司预算第一年，财务推导和参考数据比较笼统，记录数据和实际数据存在一定出入。如果很难向他们推荐，我该怎么办？

答:这种情况只能根据人数、行情等来估计。。具体方法请参考上面第二部分。

*更多课程可以在制定企业预算中找到。

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制定年度预算就像是行政人员的年终考试，不仅考验行政工作的熟练程度，也考核你对公司情况的了解，更是对自己工作成果的检验和复试。