作者:秦川_牛珊珊

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这么多年的内部Office培训，在中场休息的时候，或多或少都会有学员问这样的问题:“秦老师，你是怎么学会Office的？你怎么什么都知道？太牛逼了。”其实当我听到“什么都知道”这个词的时候，我一开始是很害怕的。在微软Office软件面前，我敢说这个软件什么都懂，我敢说国内找不到一个。

但是有一个问题。既然你不是什么都懂，人家还是觉得你牛逼。我想起多年前吴宇森的《赤壁》里诸葛亮说的“有点明白”。一知半解不代表只有一知半解，知道工作的“实用”部分就够了。

这里还会有另一个问题。工作中最需要办公软件技能的部分是什么？这也是想学办公软件的人比较困惑的地方？怎样才能找到适合自己工作的办公技能或教程？职场人最常见的方式就是不学，因为“我没时间学，也不知道怎么学”。反正有问题就去百度找“专家”吧。这也是目前办公职场应用的典型情况，自然工作效率比较低。

如果企业HR有培训预算，会更贴心。为了解决大家的这种“困惑”，它会在办公企业内部安排培训，为大家提供培训福利，帮助员工获取办公技能，提高工作效率。为什么有那么多办公室老师找你秦老师？很简单。刚好我在上课。当然，秦先生现在业务的客户基本都是大家介绍的(秦先生是培训老师，不是销售老师)，所以口碑很重要。

当然，光会说是不够的，还要有解决实际问题的能力，甚至提供优化管理办公流程的解决方案。这肯定是通过多年的积累达到的。

所以每次培训前，我都夸自己有十几年的办公室培训经验。如果仔细想想:“一个人绝对不可能一直在讲办公软件的技巧和用法，就像老师从来不搞科研，而是年复一年地讲他们所谓的‘干货’。”

别说秦老师真的当了四年大学老师(在民办大学)，因为她是计算机科学与技术专业毕业，所以自然是混计算机学院，主要讲解局域网组网技术等实践操作课程。讲课并不是最重要的，主要是维护和管理课堂上的电脑，保证教学的正常进行，甚至自己动手建设新的机房。从学校跳槽后，她的第一份工作是在一家培训机构。从那以后，我在很多类型的企业工作过(国企，外企，私企，创业公司)。在培训机构做过专职老师，在出版社参与过项目产品的研发，更奇妙的是，在公司财务部做过系统分析师。有句老话，牛逼是苦练出来的。秦老师最好的时候，一天做九套PPT。当时他从公司的“销售总监”那里学到了很多理念，一直沿用至今。折腾了这么多年，可能是我当老师的经验吧，所以我以为可以“总结”一下自己多年的办公软件工作经验，最后回到老本行，发现办公培训讲座是我的最爱。没有之前的“积累”，永远达不到自己的教学风格和实际解决问题的能力。直到现在，我依然坚持每天写办公技巧，运营这个微信微信官方账号，不仅是为了和大家分享办公技巧，也是为了积累自己的工作，所以我不怕提问，也不怕回答问题，大家的智慧解决不了的问题总能在牛珊珊办公社区得到解决。最后，我只是总结一下办公技巧的步骤，然后分享一下。

我有点跑题了。如果没有“积累”，我就开始学习办公软件。我应该如何开始提高办公效率？秦老师给大家分享了提供学习的方法和思路。

一、PPT、Excel、Word三个办公软件应该先学哪个？

答案是否定的，但是Outlook，e-mail，这个东西需要学吗？大部分人都可以“自学成才”，情商较高的人会知道电子邮件的发送礼仪。需要注意的是，Outlook的很多功能都和邮件投递礼仪有关，大家要“明白”！秦老师在IT公司做软件售后培训的时候，Outlook给企业的培训最多，大家都是学完就做。“啊！原来Outlook是这样管理邮件的！”“太棒了，你可以管理你的时间。部门可以管理你的团队。你不必每天写任何日报或周报。老板随时都能看到……”“啊，打印自己的日程表真是太简单了！我以前是用Excel做的”等等。好吧！Outlook具有最高优先级。

第二名呢？就看你工作岗位的需求吧！比如行政文员可能更多使用Word，Excel更多用于数据分析和管理，PPT更多用于销售市场或经理级别。员工使用PPT主要是为了工作汇报。有意思的是，IT工程师经常用Word比较多，因为要给客户写系统维护文档，不会打Word就会被多章排版逼疯，也就是传说中的1.1，1.1.1，那个东西。

综上所述，根据自己工作最常用的软件，绝对要先掌握那个软件。从秦老师的培训来看，Excel的培训需求最高，其次是PPT，最后是Word。

不过秦老师的建议是，掌握Word是掌握另外两个软件的关键，所以Word一定要掌握。关键词是好学不变通，文档该怎么设置就怎么设置。还有，从工作流程来看，任何工作都是从“文案”开始的。没有文案怎么开始工作？

2。如果确定了要学的软件，应该如何入手？

这个问题不得不提。说白了，软件的“个性”问题就是一个套路。学习任何东西都有套路，也就是所谓的方法，学习某项专业技能的方法。其实这个套路应该在大学教育中养成。作为一个大学生最“基础”的能力就是快速掌握与自己专业相关的新技能和新方法。但是，你们都知道我们中国的大学教育，所以几乎所有求职者的简历都会信誓旦旦地说自己精通办公软件。秦老师也兼职做了几天面试官。我经常问求职者一个问题。如果文件夹里有十个Excel工作簿，如何一次全部打开？几乎什么都解决不了？因为这不是办公室的问题！你知道吗？方法很简单。只需选择这十个工作簿，然后按回车键。

又跑题了。嗯，我只是什么都不知道。我只想学Office。我能用它工作吗？我该怎么办？终于，干货来了。

单词学习法

首先，了解每个软件的“个性”。先说词。学单词一定要承上启下。你什么意思？和技能紧密相连。如果前面的操作有问题，会影响后面的操作。

根据下面的金字塔结果，顶端也是“高端”的！

单词整体学习法

大部分人的水平处于页面设置阶段甚至更低，更多的人可能用于文字内容的录入和存储。通过系统的学习，可以达到“高级排版自动化”的水平，也就是说所有的公司文件都可以做成格式模板，直接调用，大大提高了文案排版的效率。

至于更高端的“集成应用高级”，只需要掌握“邮件合并”即可。然而，说起来容易做起来难。邮件合并的强大功能可以帮你好好学几天。掌握“字母”和“标签”对你来说就足够了。当然，如果能输出到outlook，自动生成并发出邮件就更完美了。

(Word有专门的邮件面板，可见这个功能的强大。)

所以一定要整体学习Word，而且一定是系统的学习。学习所谓的零散单词小技巧，对Word office整体提升并不明显。

Excel学习方法

Excel软件的个性是全能型的，它的各个层次都可以划分为“系统”，从下图就很容易理解了。每个“系统”可以解决一个级别的问题，也就是说，如果Excel在工作中缺了什么，可以补上；如果有什么遗漏，完全可以补上，每一个稍微了解一下也是可以的，应付工作也够了，玩的不深。比如Excel什么都不懂，学习一下表格排列的技巧。如果数据分析不起作用，就上数据分析课。如果老板需要图表，那就做好。当然，如果先把Excel做成模板，那么函数是必不可少的。当然，掌握几个常用功能，工作效率会翻倍。如果你能玩VBA，你就是超级大神(IB)。

Excel按需学习法

在秦老师的Office企业培训中，有很多Excel的定制课程，包括特殊函数课程、特殊图表课程、特殊数据分析课程。当然有全面系统的解释。但是由于时间问题，要说在各个系统的抓取工作中最容易遇到的问题成为教学内容，让企业所有员工都知道有这样一个功能，在工作中可能会遇到，或者至少有“远见”，否则即使Excel出现问题，百度也不知道如何使用关键词。也许这就是秦老师培训班的火爆，因为积累知道大家的“痛点”在哪里！帮你减少学习Office的弯路。

综上所述，Excel是一个多面手。系统更平等，技能之间的联动比Word少，但是功能技能之间的搭配也很重要。比如某个功能，某个功能搭配可以解决某个问题等等，甚至可以放到某个工作场景中，否则每个人都会有问题。我为什么要学这个技能？这个技能和我有关系吗？

最后，Excel正在向大数据对接的思路发展，比如可以直接用SQL数据库加载和读取数据，比如可以集成PowerBI等强大的数据商业智能分析，这也算是专业领域的使用。如果熟悉前面的技巧，可以学习一下这部分，让Excel成为你工作的IB(install B)工具。

PPT学习法

这个PPT软件有点“隐蔽”。这款软件是面板按钮数量最少的三款办公套件之一，仅次于Outlook，但却是职场必备软件，必须用于工作汇报。需要证明使用更高的销售用于外部销售，使用更高的营销部门用于产品发布等。需要用更专业的设计来使用PPT要求，有些要求已经超过了PPT本身的要求。

PPT的优势在于可以用相对简单的操作实现专业的演示和表达。但是有些PPT爱好者为了达到一个效果，会过度使用这个软件，导致浪费大量的工作时间。

秦老师培训课程的优势在于，利用好的“性价比”和PPT的常规操作，可以让PPT变得更加专业，满足职场的媒介演示需求。

秦老师在这里的学习经验是，在掌握PPT美图的设计和绘制之前，重点是PPT文案的逻辑表达和PPT软件的实际操作，也就是下图的前两个阶段。

PPT阶段学习法

如果对软件的功能有了初步的了解，就可以开始学习PPT设计了，其实就是文案的图文混排操作。这时就会引入“平面设计”甚至“三维设计概念”的相关概念。学无设计无底线，因为每个人对PPT的审美标准都没有底线，所以只要符合一般平面设计的审美标准就可以了。学习标准的设计思想和布局。

有意思的是，ppt设计是很多所谓PPT高手擅长玩的部分。就是因为他没有标准，所以可以自由发挥，所以教程质量因人而异。所以，如果你对PPT不满意，就会抱怨:“哦，主要是我审美太低，不会配色，所以才这么丑。”在秦看来，PPT设计其实是有标准可以参考的。告诉大家视频里和课堂上的参数。每个人都能做好PPT演示，效率极高。

所以你会发现，大部分PPT教程都会把重点放在“让PPT好看”这个层面上，但是在实际的职场中，PPT的逻辑表达和文案的准备可能比让PPT好看更重要。

所以，在职场上，秦老师给大家学习PPT的建议是，花70%的时间准备文案来梳理PPT的逻辑顺序是否符合演讲的需要，30%的时间用一定的平面设计标准来“设计”PPT。

最后说一下PPT动画部分，如果单独进行的话可以分为几个层次。一般来说，“动画”一般有两个作用，一是控制说话人的说话过程，二是演示复杂图形或过程的分解，有助于观众理解其操作方式。如果想进阶，可以结合PPT的动画和切换功能做一个“宣传片”。这个技能不是一蹴而就的，但也有思路和技巧可以遵循。但是在职场使用的概率比较低，可以找专业的广告公司来修。你不需要自学。通常PPT爱好者可以自己研究一下。

再次，PPT软件的学习，秦老师推荐职场应该更多的用在逻辑梳理和操作技巧上，再辅以一些平面设计，可以让你的工作报告与众不同。

学了三三个软件。我应该如何使用它们？

如果三个软件都精通，就要学会互相协调。比如PPT的文案内容，可以用Word整理出来，然后导入。Excel数据可以在以后通过Word的邮件合并进行处理。Excel图表可以方便地用Word或PPT等更新数据。这种协同工作的技巧会大大提高工作效率。还是那句话，办公三大项学会了终身受用。连我妈都用Excel记录每天的买菜情况，做圆形图表分析，卖肉卖鱼卖菜的钱的比例都做了适当的调整。秦老师还推荐大家用Excel管理购物记账，你会发现很多买不到的东西真的买不到。在你赚到第一桶金之前，钱一定要存起来。所以不要被钱是赚来的理论所迷惑。没有积累怎么赚钱？

又跑题了。好了，今天就到这里。希望对想系统学习Office的朋友有帮助。