本文作者 | 经韬纬略智库
全文 7659 字
不以规矩，不成方圆。对用工单位而言，在现行劳动法律法规之下，规章制度的重要性无与伦比。如果把劳动法规比作刚劲有力的“屠龙刀”，那么，规章制度就是一把锋利柔韧的“倚天剑”。只知其一，算不得“一流高手”；二者皆备，方可为“已臻化境”。
规章制度的制定
古器合尺度，法物应矩规。从根本上看，规章制度的制定水平直接决定了用人单位的管理水平。在规章制度的制订上，现行劳动法规做了原则性的规定。鉴于司法实践中用人单位的规章制度在合法性审查上折戟沉沙、漏洞百出的状况，本节我们将围绕规章制度的制定问题进行分析。
一、制定主体
规章制度即企业内部管理规则，是用人单位根据国家有关法律法规及政策，结合用人单位自身的生产经营特点制定并发布实施的，适用于本企业内部生产经营管理及劳动者管理的各种行为规则、规定的集合。
作为用人单位实施管理的依据，规章制度的制定主体应当是用人单位行政系统中处于最高层次、对单位的各个组成部分和全体职工有权实行全面、统一管理的行政机构。除此之外，其他机构不具有规章制度的制定资格，只能参与规章制度的制定活动。
因此，公司制企业的规章制度的制定主体是股东会和董事会；非公司制企业由其实际控制人制定规章制度；合伙企业由其合伙人协议制定；个人独资企业和个体工商户由其出资人或负责人制定。
此外，公司的内设机构如人资部门、生产部门、安全部门等制定发布的文件，均不能作为公司规章制度使用。
典型案例
2016年1月，典某入职上海大魏科技有限公司，双方签订了为期三年的劳动合同。2017年5月1日，典某未经公司审核批准，在集团公司官方微信公众号上发布了一组个人外出旅行的照片。5月5日，公司以典某违反集团公司管理制度、损害公司形象为由，解除了与典某的劳动合同。
典某认为，微信内容没有违反法律，更新公众号内容也是正常工作行为，没有违反公司规章制度，更没有损害公司形象。此外，公司解除劳动合同所依据的是集团公司的规章制度，并不是本公司的规章制度。此后，典某提起劳动仲裁申请。
案件分析
本案焦点在于集团公司的规章制度是否对下属子公司有效，是否能够作为子公司解除劳动合同的依据。
在市场经济体制下，由于企业横向经济联合、资本运作等原因，一个具有法人资格的集团公司可能通过投资、参股或托管的方式设立全资、控股、参股的子公司。从法律上讲，由于母公司与子公司均具有法人资格，依法独立承担各自的民事责任和权利义务，是彼此独立的主体，相互不能代替。因此，集团公司的规章制度不能自动地适用于子公司。
从民主管理角度看，用人单位规章制度的预期适用范围必须与制定过程中民主参与的职工范围相一致，上级法人制定的规章制度，必须经过下级法人自身通过民主形式进行转换，才能在下级法人执行。集团公司制定的规章制度如果要适用于旗下子公司，须在制定过程中充分尊重子公司职工的民主权利，有子公司全体职工或职工代表参与，否则不能直接使用。
二、制定原则
一般来说，规章制度通常包含劳动报酬、工作时间、休息休假、劳动安全卫生、保险福利、职工培训、劳动纪律、劳动定额管理等八个方面。同时，在确定规章制度内容时，应当遵循两个原则：
（一）依法制定。这里的“依法”应当作广义的理解，既指包括劳动法、劳动合同法、社会保险法、妇女权益保障法和人口与计划生育法等劳动法规，也包括宪法、公司法、行政法等其他部门法规。因此，有些用人单位制定的一些条款，比如迟到罚款、末位淘汰、公司员工之间不能恋爱结婚、入职三年内不能生育等等规定均违反了相关法规而归于无效。同时，如劳动者依据劳动合同法第三十八条提出解除劳动关系时，用人单位应依法支付经济补偿金。
（二）公平合理。有的条款虽不违法但内容显失公平，依然属于无效条款。例如，旷工一天视为严重违纪，予以解除劳动合同处理；迟到一次给予解除劳动合同处理；造成损失500元给予解除劳动合同处理等等。由于规章制度的内容不合理，一旦发生纠纷，用人单位往往会因此承担败诉的风险。
（三）契合实际。用人单位的规章制度应当紧扣公司的生产实践，针对用工管理中的易发、频发问题进行规范，体现人性化、精细化管理的思路，切不可流于形式，人云亦云。
三、制定程序
参照法律的制定程序，规章制度的制定程序通常分为起草草案、民主讨论、提出意见、审批通过、制度公示五个步骤。
（一）拟定草案
在广泛征集意见和深入调研的基础上，公司指定内设部门或委托外部机构根据业务需求起草制度草案。在草案制定时，要充分考虑新旧制度的关联性和兼容性以及实际运行中的操作性和有效性。
（二）民主讨论
根据劳动合同法第四条的规定，用人单位在制定、修改或者决定直接涉及劳动者切身利益的规章制度或者重大事项时，应当经职工代表大会或者全体职工讨论，提出方案和意见，与工会或者职工代表平等协商确定。在规章制度和重大事项决定实施过程中，工会或者职工认为不适当的，有权向用人单位提出，通过协商予以修改完善。
根据《上海市职工代表大会条例》第十条第一款第二项的规定，企事业单位制定、修改、决定直接涉及职工切身利益的规章制度或者重大事项以及改革改制中职工分流安置、经济补偿等劳动关系变更方案，应当向职工代表大会报告，接受职工代表大会审议，听取职工代表大会代表的建议。
据此，在规章制度制定上，职工代表大会依法享有审议建议权，而非审议通过权。需要注意的是，要将召开会议的通知、与会人员的签到表、会议照片、修改建议或意见、会议记录等归档，留作证据资料备查。
（三）提出意见
经过民主讨论，汇集修改方案和意见，提交职工代表大会审议。
（四）审批通过
经过职工代表大会审议，并对相关意见进行评估后，按照公司内部的审批流程，逐级签报。
（五）制度公示
规章制度审批通过后，加盖公章，向全体职工公示。公示的主要方法有：
1．网络公示。可通过OA系统、公司内网、微信公众号、电子邮件等方式向员工公示。同时，应制作确认表或阅读表让员工签字。
2．张贴公布。可通过公告栏张贴文件的方式向员工公示。注意保留制度公示时的照片。同时，应制作确认表或阅读表让员工签字。
3．培训公示。可通过全员培训的方式进行公示，并留下培训记录、签到表等资料作为证据。
4．修改手册。可通过修改《员工手册》后向员工发放的方式进行公示。同时，应制作确认表或阅读表让员工签字。
5．发放文本。可通过向每位职工发放制度文本的方式进行公示。当然，也可通过打印制度文本后让员工传阅的方式进行公示。同时，应制作确认表或传阅表让员工签字。
6．补签合同。可将制度作为劳动合同的附件，以签订补充劳动合同的方式进行公示。
上述六种方法，可采用几种方法同时进行。最为重要的是，要留下员工知道或应该知道的证据，如在各种表单中体现员工姓名、部门、签字时间，并在里面体现这些意思：我已经认真学习、阅读完上述全部内容，并知晓制度的生效时间、具体要求，以及违反制度的处罚措施等内容。
典型案例
2016年1月，徐某入职上海大魏科技有限公司，双方签订为期3年的劳动合同，合同约定徐某担任生产部副总经理，并明确规定徐某在职期间未经公司书面同意，到具有竞争关系的公司任职，公司可解除双方的劳动关系。
2017年2月，徐某受聘担任上海蜀汉科技有限公司研发部副总工程师，任期3年。2017年5月，大魏公司向徐某送达了《解除劳动合同通知书》，以徐某严重违反公司关于禁止到具有竞争关系的公司任职的规定，对公司经营管理造成恶劣影响为由解除双方劳动关系。徐某要求公司支付违法解除劳动合同赔偿金，遭拒后提起劳动仲裁申请。
案件分析
本案的焦点为徐某到其他公司任职的行为是否构成严重违反用人单位规章制度。为此，在确认其到其他公司任职的行为属于客观事实的情况下，我们还需确认以下事实：一是公司是否有禁止到具有竞争关系的公司任职的规章制度；二是公司该条规章制度的内容是否合法；三是规章制度的制定程序是否合法；四是规章制度是否进行公示。
从本案来看，公司制定有相应规章制度、并且制定程序及内容均合法有效；此外，作为劳动合同的组成部分，劳动者也依法对规章制度进行了签收。因此，公司的解除行为并无不当。
规章制度的内容
制度移民俗，文章变国风。对用人单位而言，要紧扣用工管理实践，结合经营业务特点制定规章制度。本节我们将对常见的用工管理制度进行介绍。
一、员工招录制度
招录入职是企业用工管理的前沿阵地。在员工招录制度上，要注意以下三个方面：
（一）避免就业歧视。司法实践中，已多次出现职工因就业歧视而索赔的案例。因此，用人单位在制定招录广告时要细加斟酌，防止出现年龄、身份、性别、地域、学历等就业歧视。
（二）重视入职体检。用人单位可以在招录广告中声明，员工必须提交正规医院出具的体检报告。同时，应将体检报告作为录取条件之一，防止因员工身体羸弱发生后续纠纷。需要注意的是，用人单位应在给求职者发送offer之前要求其进行体检。因为从法律上看，offer相当于订立劳动合同的要约，如果后续用人单位因身体原因拒绝录用求职者，可能要承担缔约过失责任。
（三）明确录用条件。录用条件是用人单位在试用期考核员工的重要依据。用人单位应当通过《录用条件确认书》或者劳动合同中相应条款把录用条件固定下来。如果欠缺了这些文书或者条款，无论理由多么合适，用人单位将不能以“试用期内不符合录用条件为由解除劳动合同”。需要注意的是，录用条件和招聘条件由于目的不同，在条件的表述上存在较大区别。招聘条件相对简洁、宽泛，目的在于吸引求职者；录用条件相对复杂、明晰，目的在于考核求职者。后文将对此进行详述。
二、合同管理制度
劳动合同制度主要涉及劳动合同订立、变更、解除、终止以及过程监控五个方面。当前，与劳动合同相关的争议主要包括双倍工资、订立无固定期限劳动合同、违法变更劳动合同、违法解除劳动合同、违法终止劳动合同。在合同管理上要注意以下三个方面：
（一）注意劳动合同的源头管理。比如，为防止书面合同文本遗失，劳动合同应扫描存入电脑。比如为实现劳动合同的合法变更，应遵从协商一致和书面变更原则。
（二）做好劳动合同的过程监控。将劳动合同的五个方面可能涉及的法律风险点做一个梳理，形成企业的用工风险监控体系，并确保随时发现问题，及时解决问题。
（三）重视劳动合同的解除依据。应当写入规章制度，并视作严重违反用人单位规章制度的情形包括但不限于：
1．违反诚实信用原则的
（1）在招聘过程中提供虚假信息的；
（2）在工作过程中提供虚假信息的。
2．违反各类法律法规的
（1）盗窃同事或单位财物（包括知识产权等无形资产）的；
（2）聚众闹事，扰乱正常工作秩序的；
（3）故意毁坏单位财物，金额较大的（具体数额由用人单位自行决定）；
（4）利用职权受贿或以不正当手段谋取私利的；
（5）违反安全制度，导致人身或设备事故的；
（6）利用单位名义招摇撞骗，使公司蒙受名誉或经济损失的；
（7）伪造公司公文或者公章的；
（8）违反单位诚信保密制度的；
（9）公、检、法部门给予行政拘留、司法拘留的；
（10）违反现行计划生育法律法规的。
3．违反用人单位考勤制度的
（1）一个月内迟到、早退，累计超过 次（含）以上的；
（2）连续旷工 天或一年内累计旷工 天以上的。
4．违反用人单位生产秩序的
（1）在外兼职或有其他与公司业务相关的经营活动的；
（2）借用公司名义承揽业务，谋取私利的；
（3）非法收受商业贿赂或者回扣的；
（4）非法煽动罢工、怠工，影响生产秩序的；
（5）工作严重失误，导致公司大量产品不合格或者其他导致公司利益重大损失的；
（6）不服从公司的管理要求，与管理者或上级领导发生争执、争吵或冲突的；挑起争端或寻衅滋事，打架斗殴或打人，扰乱秩序的。
当然，智者千虑，必有一失。一旦出现规章制度对某类行为并无规定，但是基于诚信原则、伦理道德、公众认知等判断标准，某种行为称得上“严重违纪”时，建议以劳动法第二十五条第二项规定的“严重违反劳动纪律”作为解除劳动合同的理由。
三、薪酬管理制度
薪酬管理制度主要涉及薪酬的构成要素和薪酬的激励作用两个方面。
（一）薪酬的构成要素。在薪酬构成要素上，可以采用“三结合”的模式调动劳动者的工作积极性，即短期薪酬与长期薪酬相结合、固定薪酬与浮动薪酬相结合、法定薪酬与约定薪酬相结合。
（二）薪酬的激励作用。在薪酬的激励作用上，可参照本市人力资源行政管理部门通过抽样调查编制的工资指导价位，制定有行业和区域竞争力的薪酬数额，吸引优秀人才；在薪酬的层次分配上，要着力建立薪酬的内部竞争体系，制定不同层级的薪酬架构，实现公司内部员工的合理竞争，推动企业保持发展活力。
四、病假管理制度
当前，令用人单位深恶痛绝却又难以作为的莫过于“虚构病假”问题。针对这个问题，建议从以下四个方面着手：
（一）设定病假申请程序。根据病假类型、病假时长设定不同的审批权限。同时规定，未履行病假申请程序的，视为旷工。当然，在具体执行上，仍应考虑合理性问题，保持必要的谨慎。
（二）建立销假审查制度。员工销假的时候，应当提供医疗票据、病例、诊断证明等材料备查。对用人单位而言，可以通过电话审查，也可以通过复检审查。电话审查主要通过电话回访的方式了解员工的病情，确认是否存在虚构病假情况；复检审查主要通过让员工去指定医院进行第二次检查的方式，确认是否存在虚构病假情况。
（三）处罚虚构病假行为。用人单位应将虚构病假视作严重违反规章制度，一旦查实员工存在此类情况，即以“严重违反用人单位规章制度”为由，解除劳动合同。
（四）执行病假工资封顶制度。根据《关于加强企业职工疾病休假管理保障职工疾病休假期间生活的通知（沪劳保发〔1995〕83号）》第五条的规定，职工疾病或非因工负伤待遇高于本市上年度职工月平均工资的，可按本市上年度职工月平均工资计发。为此，用人单位可以将上述规定吸收进自己的薪酬管理体系中。
五、考勤管理制度
考勤制度和员工的利益息息相关，员工的工作时间、加班工资、日常管理、绩效考核等问题都和考勤制度相关。在考勤管理制度上，应当注意以下几个问题：
（一）应明确工作时间的确定办法。当前，用人单位的考勤方式日趋多样，包括电子考勤、门禁卡、指纹机、考勤单等多种形式。为此，应当明确以何种方式作为工作时间的计算标准，如以门禁记录作为工作时间计算依据的，则两次门禁记录的间隔期间为工作时间；如以电子考勤作为工作时间计算依据的，则电子设备存储的两次时间间隔为工作时间。否则，一旦出现加班时间争议，用人单位在举证方面将处于不利地位。
（二）应明确员工作息的具体时间。多数单位有0.5~1小时的午间休息时间，但是，如果考勤制度未能明确的话，员工可能会以为存在1小时加班时间。为避免纠纷，常见的做法是将工作时间明确规定，比如确定为上午9:00~13:00，中间休息1小时，下午13:30~17:30。
（三）应确保考勤记录的真实有效。采用电子考勤、无纸化考勤的，用人单位应当在规章制度或劳动合同中予以明示，并规定以电子考勤或其他考勤方式作为工作时间的计算依据。同时，从防范法律风险的角度出发，还需将电子考勤记录定期交员工签字，确保考勤记录真实、合法、有效。
六、休假管理制度
当前，用工管理中常见的假期包括产假、病假、事假、年休假、探亲假、婚丧假等，在休假管理上，应当注意以下几个问题：
（一）建立休假审批制度。应当明确各类假期的审批流程和事由说明，以此对员工予以约束。例如，可以规定事假的审批流程和事由说明，并规定事假扣发工资，防止员工无节制请假；可以规定职工提出辞职时，如公司尚未安排当年度年休假，员工应在辞职通知期内休完年休假。
（二）建立销假审查制度。要通过审查机制，对员工请假的类型、时间、事由进行核查，防止员工虚假休假。例如，休产假的应当提供医院相关证明；休探亲假的应当提供往返车票；休事假的应当说明请假事由。
（三）建立岗位补缺制度。在员工休假导致岗位空缺时，可以考虑通过招聘劳务派遣工、非全日制用工进行临时替补；或者在用人单位内部进行岗位调动，保障公司正常运转。
七、员工惩处制度
对违纪员工的严厉惩处实际上是用人单位的自我救赎。虽万般为难，却不可不为。在员工惩处制度设计上要注意以下四个方面：
（一）依法设定惩处办法。规章制度不是用人单位的自由王国，对员工的惩处举措必须建立在合法、合理的基础之上；否则，根据劳动合同法第三十八条第四项的规定，劳动者可以以“用人单位的规章制度违反法律、法规的规定，损害劳动者权益”为由，单方解除劳动合同。
典型案例
2016年1月，小乔入职上海东吴科技有限公司。该公司在《员工手册》中专门规定，“在职员工之间避免发生恋爱及婚姻关系，若发生此类关系公司将视其为自动离职，以确保公司各项业务正常运转。”后因小乔与公司同事周某结婚，公司与其解除劳动关系。2017年12月，小乔提起劳动仲裁申请，要求公司支付违法解除劳动合同的赔偿金。
案例分析
公司关于禁止员工恋爱或结婚的规定违反了《中华人民共和国婚姻法》第三条第一款关于禁止干涉婚姻自由的规定，故不能作为公司解除劳动关系的合法依据。公司以该无效规定辞退小乔，属违法解除劳动合同，故应依法向小乔支付违法解除劳动合同的赔偿金。
（二）实行过错累计制度。可以借鉴党纪、政纪处分规则，建立警告、记过、记大过、解除合同等阶梯式惩处方式；同时，规定三次警告相当于一次记过，三次记过相当于一次记大过，三次记大过视为严重违反规章制度可以解除劳动合同。如此，既不使制度过于严苛，又能以“猛虎在山”之势起到震慑作用。
（三）规定损失赔偿办法。用人单位可以在规章制度中规定因员工不当履职行为造成公司损失时应当承担赔偿责任，并规定损失赔偿的情形和核算方式。如物流行业，可以规定因劳动者过错造成车辆损毁的赔偿责任，并应明确按责任范围承担损失份额。
（四）明确惩处执行部门。可以明确由人力资源部门或行政管理部门负责实施。当然，在实施惩处时，要听取员工的陈述和申辩，确保事实认定无误。
八、离职管理制度
在市场经济条件下，人才的自由流动实属平常。员工的忠诚也并不体现在“择一城终老，遇一人白首”，而体现在合同期内恪尽职守、合同期外互道珍重。因此，在员工离职时，用人单位不能“只知有事，不知有人”，更不必“割袍断义，反目成仇”。离职制度设计的核心不在于生硬地罗列法律，而在于柔性地化解问题。在制度设计上，应当注意以下三个方面：
（一）建立离职面谈制度。针对离职员工，应由部门主管或者人力资源主管进行离职面谈，了解员工离职的心态和原因。例如，在辞退员工时，面谈一般应包括以下几个方面：一是将公司的决定告知员工；二是将离职的原因告知员工；三是将公司的评价告知员工；四是帮助分析工作期间的得失；五是解释依法应当给予的补偿。同时，要注意收集离职员工的意见，针对共性意见，改善管理方式，防范后续人才流失。
（二）建立信息登记制度。应将离职员工看作企业的资源，定期对离职员工进行回访，了解离职员工的状态；应把离职员工看作一种特殊的人力资源进行维护，机会成熟时，可以促使离职员工回归或者建立商业合作。
（三）建立离职帮助制度。用人单位可以通过提供就业信息等方式帮助员工就业，缓解员工冲突心理，推动协商解决纠纷；同时，也为将来的回归与合作奠定基础。
以上内容摘自 《劳动用工管理实务指南》
《劳动用工管理实务指南》从劳动关系的视角分析和解释人力资源管理活动，力图澄清用工实践中的一些争议和误解，以抽丝剥茧、层层推进的方式帮助从业者理解条文，加深认识。同时，汇入了管理实践中的操作办法，结合了大量的一线工作中的鲜活案例，提供了不可多得的规范管理、依法维权的思路与途径、经验与教训。
戳这里打包带走 ☞ 《劳动用工管理实务指南》
