市值工匠&企业合规师葛昱菲注：很明显，很多的财务报表要终身保留，有些要保留15年之久，这是会计法的要求，不能含糊。档案建立、保存、借用、交接、销毁都要有章可循。
第一章 总则
第一条 为规范集团公司的财务档案管理工作，并参考财政部有关会计档案管理规定制定本制度。
第二条 集团公司、直属单位、成员企业，应当依照本制度管理财务会计档案。各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的保管、保存、立卷、归档、、借用和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。
第二章 财务会计档案的内容
第三条 财务会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报表报告、查账报告、验资报告，各种会计软盘、软件，各类存有会计信息的磁盘、光盘，以及由计算机产生的汇总表、账表、报表等以及各种经济合同、与生产经营管理和投资者权益有关的其他重要文件等各种会计资料；所有税务证件、申报软件(含软体及IP地址)、IC卡、储存盘、纳税申报表、审计报告、税务批复、税法文件等。
第三章 财务会计档案的保管、保存
第四条 财务部门应指定专人负责妥善保存会计档案，定期将各种财务资料按类别、按顺序整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。出纳人员不得兼管会计档案。
第五条 保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，保管人员和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
第六条 公司财务会计档案的保管期限分为永久保管和定期保管两类，具体类别和保管年限详见附表。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分5年、15年。。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。
财务会计档案保管期限表:
（葛昱菲注，这里有个表格，来自于会计法的规定，就是哪些账务保存多少年的规定。因表格处理不了，所以就不再补充，公开信息，请各位塔木德金融服务的会员们自行查询）。
第七条 会计档案的保存要求
1、会计档案室应选择在干燥防水的地方，并远离易燃品堆放地，周围应备有适应的防火器材；
2、采用透明塑料膜作防尘罩、防尘布，遮盖所有档案架和堵塞鼠洞；
3、会计档案室内应经常用消毒药剂喷洒，经常保持清洁卫生，以防虫蛀；
4、会计档案室内保持通风透光，并有适当的空间、通道和查阅地方，以利查阅，并防止潮湿；
5、会计电算化档案保管要注意防盗、防磁等安全措施。
第四章 财务会计档案日常管理和整理立卷归档
第八条 账册管理
1、当日工作结束后，须及时将记账凭证装订成册，并打印银行存款日记账、现金日记账；
2、月末结账后，须及时打印科目文件，并装订成册；
3、月末结账后，须及时打印月度会计报表，并连同报表附注及文字说明等归档；
4、月末结账后，须将银行存款余额调节表、银行对账单及其他应归档的会计资料及时归档；
5、年终决算后，须将年度财务报告及时归档。
第九条 磁介质管理
1、软盘数据备份：每月结账后须将明细账、参数文件（包括科目文件、部门文件、客户文件）用软盘作永久性备份，并将记账凭证作临时性备份；
2、硬盘数据备份：每年应定期将硬盘数据作一次性全部备份并刻录光盘双重备份。应统一编号，登记入册，各盘标签上应注明数据目录和日期，由档案室分开地点保管。
3、电算化会计软件、电算化会计资料应由专人严格管理，确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除。
第十条 税务档案管理
1、将各主管税务机关名称及具体管辖的所有局（处或科、室）负责人名称、职务、主管业务及联系方式等进行书面登记。
2、将所有法定纳税申报表及内部税务管理报表按月装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。
3、将企业所得税汇算清缴审核报告、财产损失审核报告及其他有关税务审核报告规范装订成册，妥善保管。
4、将税务机关出具的各种批复、检查处理决定等文件装订成册，并规范制作文件封面，妥善存档保管。
5、单独建立《税务档案保管清册》，对各类归档税务档案详细记录其中。
第十一条 各种经济合同、存出保证金收据以及涉外文件等重要原始凭证，应当另编目录，单独登记保管，并在有关的记账凭证和原始凭证上相互注明日期和编号。
第十二条 从外单位取得的原始凭证如有遗失，应当取得原开出单位盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位财务部门负责人、财务主管人员和总经理批准后，才能代作原始凭证。
第十三条 会计年度终了后，对财务会计资料进行整理立卷归档。档案的整理采用“三统一”的办法，即分类标准统一、档案形成统一、管理要求统一，并分门别类按各卷顺序编号。
1、分类标准统一
一般将财务会计资料分成一类账簿，二类凭证，三类报表，四类文字资料及其他；
2、档案形成统一
案册封面、档案卡夹、存放柜和存放序列统一；
3、管理要求统一
建立财务会计资料档案簿、会计资料档案目录；会计资料装订成册，报表和文字资料分类立卷，其他零星资料按年度排序汇编装订成册。
第十四条 会计档案的装订
会计档案的装订主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表和其他文字资料的装订。
1、会计凭证的装订
一般每月装订一次，装订好的凭证按年月妥善保管归档。凭证外面要加封面，检查凭证是否完整连续。每本封面上填写好凭证种类、起止号码、凭证张数、会计主管人员和装订人员签章；在封面上编号卷号，按编号顺序入柜，并要在显露出表明凭证种类编号，以便调阅。
2、会计账簿的装订
各种会计账簿年度结账后，除跨年度使用的账簿外，其他账簿应按时整理立卷。
首先按账簿启用表的使用页数核对各个账户是否相符，账户页数是否齐全，序号排列是否连续；然后按会计账簿封面、账簿启用表、账户目录、该账簿按页数顺序排列的账页、会计账簿装订封底的顺序装订；在账本的封面上填写好账目的种类，编好卷号，会计主管人员和装订人（经办人）签章。会计账簿封口要严密，封口处要加盖有关印章；封面应齐全、平整，并注明所属年度及账簿名称、编号，编号为一年一编，编号顺序为总账、现金日记账、银行存（借）款日记账、分户明细账；会计账簿按保管期限分别编制卷号，如现金日记账全年按顺序编制卷号；总账、各类明细账、辅助账全年按顺序编制卷号。
3、会计报表的装订
会计报表编制完成及时报送后，留存的报表按月装订成册谨防丢失。
会计报表装订前要按编报目录核对是否齐全，整理报表页数，上边和左边对齐压平，防止折角，如有损坏部位修补后，完整无缺的装订；
会计报表装订顺序为：会计报表封面、会计报表编制说明、各种会计报表按会计报表的编号顺序排列、会计报表的封底；
按保管期限编制卷号。
第十五条 建立《会计档案保管清册》，设置财务会计归档案登记簿、档案目录登记簿、档案借阅登记簿，严防毁坏损失、散失和泄密；
第五章 财务会计档案的借用
第十六条 原始凭证不得外借。其他单位如因特殊原因需要使用原始凭证时，经本公司财务主管领导、会计主管人员批准，可以复制。向外单位提供的原始凭证复印件，应当在专设的登记簿上登记，并由提供人员和收取人员共同签名或盖章。
第十七条 本集团财务人员因工作需要查阅会计档案时，及时归还原处，若要查阅入库档案，必须办理有关借用手续。
第十八条 公司内各单位若因工作需查阅财务会计档案时，必须经本单位领导批准证明，经财务主管同意后，方能由档案管理人员接待查阅。
第十九条 外单位人员因公需要查阅公司财务会计档案时，应持有单位介绍信，经公司负责人和财务主管领导同意后，方能由保管人员接待查阅，并由档案保管人员详细登记查阅会计档案人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。
第二十条 归档案一般不得带出保管室外，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务主管领导批准，并限期归还。
第二十一条 查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、折封和抽换。
第六章 财务会计档案交接
第二十二条 单位因业务移交其他单位办理所涉及的财务会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
第二十三条 单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原各单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。
第二十四条 单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理财务会计档案交接手续。
移交会计档案的单位，应当编制《会计档案移交清册》和《税务档案移交清册》，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
第二十五条 由于财务会计档案保管人员的变动或会计机构改变等原因，需要办理会计档案移交时，必须按照《会计档案移交清册》或《税务档案移交清册》所列内容，办理会计档案交接手续，并由监交人、移交人、接收人在移交清册上签字或盖章。
第二十六条 移交本单位档案机构保管的财务会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。
财务会计部门在会计档案移交本单位档案部门时，应按下列程序进行：
开列清册，填写交接清单；
在帐簿使用日期栏填写移交日期；
交接人员按移交清册和交接清单项目核查无误后签章。
第七章 财务会计档案的销毁
第二十七条 保管期满的财务会计档案需要销毁时，由会计档案保管人员提出销毁意见，编制《会计档案销毁清册》或《税务档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。档案管理部门负责人和财务部门经理严格审查，会签后，报集团公司分管财务的领导审查，报请董事长批准后销毁。
第二十八条 销毁会计档案时，应由内部审计、财务人员共同参加监销。
第二十九条 监销人员在销毁财务会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》或《税务档案销毁清册》所列内容核对所要销毁的财务会计档案；销毁后，应当在销毁清册上签名或盖章，并将销毁情况及时报告财务主管领导。
第三十条 保管期满但是仍未结清的债权、债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第八章 附则
第三十一条 本制度规定与国家颁布的财经法规或公司章程相抵触时，以国家财经法规、公司章程的规定为准。
第三十二条 本制度（草案）经集团公司董事会审议通过后施行，修订亦同，本制度解释权归集团财务管理中心。
