基于高效办公的校钉(微信)群信息发布研究与建议
王建伟
现代学校教育教学质量的提高不仅依赖于先进的信息技术硬件和软件，还通过便捷的信息技术实现了策略和计划的快速沟通、过程反馈和优化建议的快速收集和针对性发布、总结文档的及时推送。还应实现信息技术的规范高效运用，避免学校教师因信息发布无计划性、信息发布时间不合适、信息发布方式不合理而导致工作流于表面、无序、碎片化。
本研究以XXX学校两个钉钉群在一个工作周内的信息发布情况为研究样本，基于多维度的数据统计、分析和挖掘，研究学校日常管理和教学工作中的信息发布问题，进而反推学校管理和教学中的突出问题，为学校钉钉群信息发布的规范化和高效化提供合理化建议，通过钉钉群信息发布的规范化，最大限度地提高现代学校在信息技术时代的办公效率。
关键词:高效办公学校钉钉群学校微信群信息发布研究建议
一、研究背景
近十年来，随着3G、4G、5G移动通信技术的快速发展和有线网络速度的不断提高，再加上电脑终端和手机终端软件的不断创新，信息技术给学校的日常管理和教学带来了极大的便利。
从飞信、QQ群、微信群到钉钉群，对于信息发布者来说，信息发布的便捷性和时效性都有了很大的提升——大部分与管理和教学相关的信息都能在第一时间传达到每一位老师；
对于信息接收方来说，不再需要频繁的面对面开会，只需要及时查看信息并执行即可。
但是，信息技术毕竟只是一种技术手段，能否充分发挥其最大效能，还要看使用者的智慧。
信息技术本身就是一把双刃剑。
善用之，在高效办公的目标指引下规范有序地使用，信息技术的积极意义就凸显出来了。
我们不得不面对的问题是，在学校的日常办公中，信息发布者往往只关注信息发布行为本身，在相当程度上忽略了信息发布时间、信息发布方式和信息成本(从信息发布到信息接收再到实施的时间、人力、物力成本)。
所以信息技术越发达，缺乏高效办公目标的信息发布行为越可怕，团队工作效率越低。
在这种背景下，选取有代表性的典型样本，分析整理具体可靠的数据，反向梳理学校办公信息发布过程中存在的典型问题，进而制定出相应的系统化优化方案，是以高效办公为目标的现代学校的必由之路。
二。数据统计和分析
(一)数据收集样本的描述
1.数据样本来源:数据样本收集自XXX学校高三2020班班主任群和2020班值日通知群，这两个群是高一每天信息发布量最大的两个钉钉办公群。
2.数据样本期:数据样本采集期为2020年9月22日至2020年9月28日。本周是开学第三周，年级的各项工作已经步入正轨。本周发布的信息都是关于日常教学、德育等方面的，发布数量没有明显异常。
3.数据收集项目:
①发布时间(精确到分钟)
②内容类别(代码:教学j道德d上级、学校通知、失物招领t合编档案更新通知w)
③紧急程度(代码:执行时间大于30分钟(含)A，执行时间小于30分钟B)
④发布方式(编码:汇总发布H碎片发布S)
总的来说，数据样本具有典型性，信息采集项目分类编码明确，具有分析、挖掘和研究价值。
㈡统计结果和数据的初步分析
1.统计两个钉钉群的周信息和日信息
①2020级班主任275人，2020级班级值日通知组648人，共计923人。
②两个钉钉群在一周内每天的信息量相对均衡，其中22日和25日2020的班主任群信息量较多，24日2020的班主任群信息量较多，两组总信息量平均在130左右。
2.两个钉钉群体周信息的分类统计
两个钉钉群体每周信息的分类和统计描述:
①2020级班主任德育信息219条，占80%，档案更新通知31条，占11%，教学信息18条，占7%。
②德育信息457条，占71%，教学信息190条，占29%。
两个钉钉群体的信息紧急度分类及统计描述；
①2020班班主任紧急通知3次，占1%，非紧急通知272次，占99%。
②2020值班通知组紧急通知0条，100%为非紧急通知。
4.两个钉钉群每周信息发布时间段统计(小时)
两个钉钉群每周信息发布时间段的统计描述，以小时为单位:
①2020班班主任6:00-23:00每小时发布一次信息，其中6:00-7:00/11:00-12:00/16:00-17:00/18:00-19:00发布信息最多。
②在6:00-23:00的17小时时间间隔内，2020班交班通知群每小时发布一次信息，包括6:00-7:00/8:00-9:00/12:00-13:00/18:00-19:00/22:00。
5.两大钉钉集团每周信息发布方式统计
①2020级班主任发布信息263条，占96%，汇总发布信息12条，占4%。
②2020值班通报组以碎片形式发布信息628条，占97%，以汇总形式发布信息20条，占3%。
(C)基于高效办公概念的数据汇总和问题推断。
1.数据概述:
①从日总信息来看，两个钉钉群的日均信息都在130以上。
②从信息类别来看，两个钉钉群体的德育信息占比超过70%。
③从紧急程度来看，两个钉钉群体的非紧急信息占99%以上。
④从发布时间段分布来看，两个钉钉群的信息发布都是在早上6:00到晚上23:00的17个小时内发布的，而信息发布密度较高的时间段只有7个。
⑤从发布方式来看，两个钉钉群体96%以上的信息都是碎片化分布的。
2.基于高效办公概念的问题推后
①从日均信息量和发布方式来看，碎片化的发布方式决定了群体成员的每一条信息都要阅读，甚至反复阅读，以避免遗漏重要信息。
每天阅读的信息有130多条。这130条信息是对高一年级18个班级和班主任的总体通知和反馈。对于每个班主任来说，有效信息只有十分之一左右，这就凸显了信息发布者发布没有针对性的问题，大量无效信息的干扰对学校教师的整体工作效率产生了很大的负面影响。
②碎片化出版对信息发布者来说最简单，对信息接受者来说阅读成本极高。
对于学校教师来说，不仅日常备课、讲、改需要大量的时间投入，还需要更多持续的、安静的时间去学习新课标、教学设计、深度思考、专业发展。
分散、碎片化、不合理的发布方式严重打乱了教师可以持续掌控的工作时间，大大降低了办公效率。
③从紧急程度和发布时间段来看，由于两组非紧急信息的比例都在99%以上，每个时间段连续17小时发布信息的情况，必然反映出信息发布者工作计划不足甚至无计划的问题。
工作计划是现代学校的基本特征。缺乏计划性的信息发布，使得教师在工作时间处于高度无序的工作状态，对学校教学质量和办公效率的提高造成了极大的危害。
综上所述，本文以XXX学校高级中学2020级班主任钉钉群和2020级值日通知钉钉群2020年9月22日至28日的信息发布数据为样本，通过分类、编码、统计和分析，梳理出高一整体信息发布工作中存在的信息发布计划性不足、信息发布针对性不强、信息发布方式不合理等三个严重影响团队办公效率的突出问题。
第三，基于高效办公的理念，对学校钉钉群体的信息发布提出建议
针对年级工作中存在的信息发布计划性不足、信息发布针对性不强、信息发布方式不合理等三大问题，通过优化信息发布全流程，实现办公效率最大化，提出以下建议:
1.信息发布目标导向
定位信息技术应该是提高办公效率的手段，沉迷于信息技术本身是很可怕的。
所以对于现代学校来说，在信息发布方面，应该始终坚持的指导原则是高效的办公，任何主观或客观上降低办公效率的信息发布行为都是不应该被允许的。
坚持高效办公的目标导向，可以从理念上解决信息发布随意、计划性不强的问题。
2.信息发布时间相对固定
按周统计，两个钉钉群的信息发布高峰期有七个时间段，分别是6:00-7:00/8:00-9:00/11:00-12:00/12:00-13:00/16:00-17:00/18:00。
基于上述信息发布密集期和个别情况下可能出现的紧急通报信息，在信息发布时间方面提出以下两点建议:
①需要在短时间内执行的紧急信息，以@目标人员的形式发布，目标人员会收到醒目的提醒。
②非紧急信息可从早餐到早自习开始前(6: 25-7: 00)、早间课间练习(9: 20-9: 50)、午餐时间(12:00-12:30)、下午第一节课前(13: 40-14: 00)、下午课间练习(10: 00)
信息发布时间的相对固化，可以倒逼信息发布者增强信息发布的计划性，最大程度避免信息发布的随意性。
3.区分信息发布的方式
①面向个人的信息应直接点对点发布，钉钉APP可以实现企业内部非好友间点对点的信息传递，因此不应在群内发布对大部分非目标人员造成信息干扰。
(2)针对群内小部分人的信息，尽可能做到@目标人群。
③集团所有成员的紧急通知信息应以@ all的形式发布。
④能以汇总形式发布的信息，如值班反馈、复杂通知等，应在汇总文件和表格中呈现。
摘要发布的明显优势是:
对于信息接收方来说，一目了然，不需要反复查看群里支离破碎、杂乱无章的信息。从信息核对、问题整改到执行通知，既节省了阅读时间，又避免了信息遗漏。
对于信息发布负责人来说，可以直接将汇总信息作为档案保存，可以对信息进行检索、跟踪、统计和分析，省去后期整理汇总碎片化信息的麻烦。
⑤出版工具的标准化。建议使用WPS文档和表格的常用编辑模式，实现信息的汇总和发布。
WPS共编模式发布信息的前提在于摘要信息文档和表单模板的简要设计。
以2020班值勤组为例。学生宿舍问题和教室状态问题可以由值班人员直接分类，按班级上传到相应的合编文档和表格中。
信息发布方式的差异化，可以综合解决信息发布计划性不足、针对性不强、方式不合理等问题。
协同编辑模式文档样表
本研究着眼于学校日常办公中信息发布存在的突出问题，以精准的数据统计、现实的问题分析和合理的建议构建了以高效办公为核心的研究框架，希望能为解决信息繁杂导致的低效办公带来一些有益的作用。
