大家好，我是婉儿~很高兴再次见到大家！

说到在线文档，相信很多小伙伴都不陌生，尤其是2020年疫情之后，很多团队和公司都投身于远程协作。与传统办公文档相比，在线文档具有文件自动存储在云端、无需客户端使用、多人实时协作、多终端同步等优势，大大提高了企业和个人的工作效率。

对于我这个产品运营经理和自媒体写手来说，日常使用最频繁的在线文档是石墨文档和腾讯文档，一个是工作协同，一个是个人写作。这几年我们公司内部一直在用企业钉钉办公系统。为了方便更加便捷高效的线上协同，从今年10月开始，公司上下的线上文档已经完全统一到钉钉文档中。刚接到通知的时候，部门里很多小伙伴都在抱怨。毕竟，他们改变了一些全新的东西。但实际体验后发现，钉钉文档比预想的更有用，个人和团队的生产力都得到了显著提升。今天，婉儿作为新的“重度用户”，与大家一起“解锁”钉钉文档，以期帮助大家提高工作效率。

其实刚开始很多小伙伴会抵触新工具，主要是因为和自己习惯的工具，比如WPS，Office脱离了，不想在新工具上花太多的学习时间。更好的是，钉钉文档的编辑器基本考虑到了Office的所需场景，集成了WPS Office套件，文档的功能菜单设置和UI布局与Office基本一致，这意味着无论是小白新手还是WPS或Office的经验用户，迁移到钉钉文档后基本不需要花费太多时间去习惯，对企业办公和个人都非常友好。

指甲文件

文字处理系统

作为文档工具，编辑器是第一竞争力。钉钉文档编辑器提供了丰富的功能。除了诸如段落间距、搜索和替换、纸张大小、单词间距、分栏等基本功能之外。，还可以插入表情、图片、链接、文件、公式、音视频、地理位置、云盘附件，甚至公式、设计稿、代码、脑图、流程图等。钉钉文档丰富、灵活、方便。

在文档中插入地图的效果

在文档中插入视频的效果

插入文档后的效果

相信大家在工作中都遇到过这样的烦恼:一份文件需要几个人汇总，发到群里，每个人都要重新下载一遍，然后再发回来。根本不知道哪个版本是最新版本，还要把每个文件都下载下来然后把信息一个个汇总到一个文件里，真的很绝望！现在回想起当年这么惨的情况不禁感慨:为什么好用的在线文档没有早点全面普及！

不同于常规的线上文档，钉钉文档多人协作时，文档可以实时显示所有查看或编辑当前文档的用户，不同用户的编辑光标和复选框会用不同的颜色区分，让我们可以清楚的看到每个成员的编辑动向。

此外，当工作文档被多人同时查看时，我们可以直接对其进行评论和标记。通过@功能通知对应的同事，对方会在钉钉对话框收到提醒，直接点击进入标注，一目了然，快捷方便，大大提高了修改效率，降低了沟通成本。

如果是重要紧急的任务消息，我们还可以在文档中 [@]相关同事并创建待办列表，设置相应的负责人和任务截止日期，任务事项会直接发送到相应同事钉钉的“待办”面板，这样可以及时关注管理任务的完成进度，对于“项目经理”来说确实很实用。

此外，当我们许多人一起在线使用文档时，不可避免地会出现删除和更正错误版本等问题。在这种情况下，查看版本历史并有选择地回滚文档就显得尤为重要。在这方面，钉钉文档实时保存每个用户的修改记录，不仅可以避免文档丢失和版本混乱的问题，还可以进一步提高文档内容的安全性。

同时，文档的管理员还可以分配文档的权限，设置可以查看或编辑的权限，或者直接给全组分配权限，这样可以有效控制在线协作的有序性和规范性。

无论是文本、表格还是幻灯片，如果需要新建文档，都需要从头开始填写，效率太低。不如套用现成的模板直接修改，省时省力。以前在大厂工作的时候，经常要把一些活动计划的培训文档做成模板发给各个分公司。之前我都是一点点推演细节的输出格式，说实话真的很费时间和精力。

为了解决像我这样自己制作模板，n次新建的用户痛点，目前市面上主流的在线文档工具都会在文档系统中构建一个可以直接复用的模板库，供用户选择。在模板的帮助下，不仅可以快速生成漂亮的排版样式，而且在处理一些特定的使用场景时，还可以节省大量填写重复内容的时间。

钉钉文档有丰富的模板库，文档、表格、脑图等部分都有多种不同主题的模板库供我们选择。除了模板库中的模板，我们还可以自定义一些文档、表格、脑图等保存为个人模板或团队模板，比如会议纪要、实施计划、项目时间管理等。，可以保存为团队模板，这样当我们需要填写这些文档时，就可以一键选择相应的模板，从而快速、正常、高效地完成。

作为2021年的职场人，脑图可以说是一个“刚需”工具。要用好脑图，必须加分。一方面，脑图可以帮助我们在某个想法下从多个方面、多个角度进行思考，传播我们的思维；另一方面可以帮助我们理清复杂的逻辑关系。

钉钉文档中的脑图有两种编辑模式:大纲笔记模式和思维导图模式。提纲笔记模式适合线性梳理思路，思维导图模式适合可视化呈现和发散性梳理，可以帮助创作者有效组织逻辑思路。

(思维导图模式)

(大纲注释模式)

以前我们用的是传统的脑图工具，往往只能通过导出图片或者截图分享给别人。但是如果对方需要修改，对方是不能直接修改的。通过钉钉的脑地图，可以将线上脑地图的链接分享给任意一个钉钉用户，并授予他们查看或编辑的权限，对方可以通过点击脑地图的链接直接进入脑地图进行查看和修改。当然，钉钉文档也保留了脑图的基本功能，支持图片一键导出，方便非钉钉用户查阅。

此外，除了常用的插入对等节点、插入子节点、一键展开和折叠，还有一个特别有趣的小功能是婉儿认为值得加鸡腿的，那就是可以插入emoji表情。作为一个表情包的粉丝，反手就是一道彩虹赞！在思维导图中插入活泼可爱的表情，可以为我们忙碌枯燥的工作时间增添一点乐趣，让思维导图不再是僵硬的思维发散，而是图文并茂、情绪化的思维表达。

而且钉钉文档的脑图还有一个非常让我惊喜的功能——[演讲模式] ，它可以让脑图直接变成PPT，脑图的评论还可以在演示过程中自动生成视频的字幕，有点像哔哩哔哩看弹幕的视觉感。与传统PPT相比，其演讲方式更加生动，视觉冲击力更强。

但是目前脑图可选的结构风格和演示动画的风格并不多，有点遗憾。希望以后钉钉文档能优化的更好。

说到在线文档，很多个人和企业都会考虑数据安全的问题。原创内容创作者最怕自己的劳动成果被复制、被抓取、被复制、被粘贴，让原创作品得不到保护。现在，我们来看看钉钉文档是如何保护个人知识产权和企业信息安全的。

第一步:添加文档、表格、脑图等。在钉钉文档到【共享】面板来指定文档共享者。

第二步:指定人的权限可以设置为可编辑，可查看/可下载，只能查看，不能导出。

第三步:同时，管理者还可以将文档转为“保密模式”，即将文档转为私人文档，文档的接收者只能在线预览，不能进行编辑、导出/下载等操作。

如果私人文档的接收者需要查看它，他/她需要向文档管理员申请相关权限。

除了在一定程度上控制个人信息的安全，钉钉文档还可以在team 空 room(原创知识库)中为需要保密的信息开启保密模式，在该模式下，除了管理员和特别授权外，其他人只能预览带有ID水印的图片或文档。未经授权，他人连文字都无法复制，可以有效控制信息泄露，实现全方位的信息安全保护。

作为办公软件领域的“硬核玩家”，钉钉文档在作为文档工具开始发力后，在文档的丰富性、扩展性、稳定性、适应性等方面都会有绝对的优势。核心编辑器功能强大。与腾讯文档等独立文档产品相比，通过连接待办、日历，甚至钉钉项目、视频会议，以及精心设计的数据安全和权限管理，更适合团队协作。

虽然目前还有一些需要改进的地方，比如不支持新的PPT，脑图的结构样式不够，导出生成的长图比较少等等。，经过近两个月的深入使用，总体来说没有什么隐藏的瑕疵。总之，每一个独立的功能不一定是最好的，但是综合使用之后确实很强大，就像大家描述微软Office 365和各种独立协作工具的区别一样。

相信婉儿的“柔性”指甲锉将成为提升多人办公协同效率的最佳选择之一，也将成为更多企业的选择可能。嘿，你还在传统的办公文档中漫游，是时候整理一下这个“上网利器”了！