在这个过分温暖的春天，一场突如其来的疫情“倒春寒”一定打乱了很多人的生活和工作安排。在家隔离，排队核酸，“非必要不出省”又成了我们生活的主旋律。

准备物资，待在家里，本身就是帮助社会平息疫情，回归正轨的一种方式。但是，对于职场人来说，远程办公毕竟是一种完全不同的体验:职场的变化，面对面交流的缺失，都让我们需要重新思考如何保持工作效率。

作为一个有着丰富远程办公经验的团队，我们总结了一些高效远程办公的经验和思路，希望能帮助大家适应这个非常时期在家办公的节奏，即使呆在家里也能保持高效的协作和心理健康。

经常困扰家庭上班族的一个问题是，生活和工作很容易混在一起。在家工作的时候，经常觉得自己还在家里，正大光明的钓鱼而忽略了工作，但同时又觉得工作无时无刻不在侵占自己的生活，界限不清，只会拖累工作效率。

▲远程办公时遇到的各种问题。图片来自:缓冲区

因此，我们需要在物理和仪式上划分工作和私人生活。

一个常见的建议是清理出一个空房间专门用于工作。如果家里有书房，那就太好了。你可以把它当成自己的“办公室”，把所有的设备和材料都搬到那里，踏入“办公室”后才专注于自己的工作。当然，收拾卧室桌子，布置灯光，就足以把它变成“专属工作站”了。别忘了，工作前提醒家里其他人尊重你的工作，不要中途打断你。

在生活习惯上，也要在工作中营造一种“仪式感”。如果你仍然穿着睡衣睡眼惺忪地工作，你可能想在几分钟后回到床上小睡一会儿。所以我们需要一些特殊的仪式来提醒自己“你要去工作了”。比如换睡衣洗脸，或者再冲一杯咖啡，表示你在工作。

因为在家工作偷懒的诱惑太多了，如果长时间从事同一份工作，很容易疲劳，放弃。因此，我们需要将当前的工作分解成小任务，然后利用tick list、Pomotodo等工具内置的“番茄时钟”，强迫自己专注于一个小任务25分钟，完成后再奖励5~10分钟的休息时间。

▲ 空闲暇时最好放松一下。图片来自:亚采克·迪拉格@Unsplash

上班时间专心工作，休息时间自然要享受生活。就像上班前准备仪式一样，下班后也应该有一个类似的仪式来告诉你，你该切换生活了，该吃饭了，该刷剧了，或者你可以看书弹琴了。如果条件允许的话，这个时候和朋友家人聊聊天或者陪陪宠物，可以有效对抗隔离期的孤独感。

疫情期间工作，你最怕什么？当然，那是“不确定性”。

谁也不知道你有一天会不会醒来，一张隔离通知书就能让你不离开社区。在这种情况下，谁也不能保证他们会有机会回到公司取回电脑和资料。所以我们使用的工具和日常工作习惯，一定要适应这种动荡的新常态，把不确定性的影响降到最低。

具体来说，一个重要的方法是将生产环境迁移到云中。试想，如果你习惯性地使用本地工具，意外的隔离可能会让你来不及拿回主要的办公设备，从而无法继续工作；此外，家里的电力和网络基础设施可能不如公司稳定(写这篇文章时我遭遇了停电)，而本地工具的容错率有限，停电、死机、软件崩溃等突发事件可能导致事倍功半。

相反，如果我们习惯使用云工具，把各种文件资料放到网上，只要有可以接入网络的设备，我们就可以轻松无缝地连接起来，恢复工作，即使临时收到隔离通知，也不必手足无措。

编辑码字，最常用的云工具是在线文档。它们甚至被集成到企业办公软件中。比如我们平时打卡交流业务时使用的企业微信，内置了基于腾讯文档的“文档”功能，你可以在电脑端左侧菜单或者移动端底部菜单找到显眼的入口。

在线文档的一个明显优势是通常支持“实时自动保存”，你所做的每一处修改都会实时同步到云端，即使遇到停电、死机也不用担心工作进度丢失。以企业微信文档为例。它甚至支持将每个修改过的文档存档为“版本历史”。需要时，可以通过右上方菜单的“查看修订记录”，在电脑端随时清晰追溯每一次修改，还原版本。甲方要求使用第一版？没问题！

如果说本地文档是一个人的思维，那么线上文档就是一个团队的整体协作。在线文档最多可由200人同时在线编辑。每个人都会用不同的颜色光标解释他们在哪里修改什么。选择一条内容，你也可以给它添加评论，在右边的评论区和别人讨论。当需要多人一起写文章和方案时，这些功能特别有用。

既然上面提到的文档不是本地的，那么它们存储在哪里呢？

答案是放在企业微信的“微盘”里。在手机端，企业微信通过“工作台>”:可以在微盘入口找到，电脑直接在左侧菜单栏提供快捷入口。

如前所述，在企业微信文档中创建的稿件、表格、演示文稿、收藏表格都会默认保存在微盘中，你也可以自己上传图片等文件到其中。这样你就不需要永久使用某个设备了。只要你身边有任何联网设备，就可以随时随地访问工作文件。

但是，如果只把微盘作为个人网盘，那就太浪费了。其实，微盘最大的意义在于能够为整个团队打造一个“团队素材库”。

只要将文件上传到企业的“共享空室”，其他企业成员就可以同时访问这些文件。在远程协作中，这样的文件共享机制几乎是必不可少的。而且，对文件的每一次修改都会立即同步，不用担心同事打开旧版本的文档，被过时的信息误导。

由于具有“企业共享”、“实时同步”、“不限速度”的优势，团队可以将文章、视频中用到的素材、案例、申请表、技术文档等文件放入企业微信的“微盘”/[k0/]室，构建团队成员随时随地可以访问的无限共享素材库。

共享素材库不可避免地存在数据泄露的风险。所以微盘为文件提供了丰富精细的权限和安全设置。您可以分别为每个文件设置查看和编辑权限的范围，还可以对文件进行水印处理或禁止在企业外部共享文件，从而最大限度地降低泄露风险。

远程办公和办公室工作最大的区别自然是缺少“口头交流”这种强大的交流工具。

在办公室，你只需要扫一眼就能知道你要找的同事是否在车站。遇到问题，喊一声，有人帮你；要开一个简短的会议，你可以拍着同事的肩膀把他们叫到一起...正因为口头交流和身体接触的成本低，很多企业都选择了开放式办公，试图将这种优势最大化。

另一方面，远程办公时你很难知道同事是否看到了你的消息(或者假装没看到)，寻求沟通协助的成本会变得相当高；当然，你也可能对猫上瘾，无心工作。因此，发表在《自然·人类行为》上的一篇论文指出，在家工作后，员工平均每周工作时间延长了10%，这可能是异步沟通而不是实时沟通导致的效率下降。

知道问题是什么之后，我们就可以开始解决问题了。

有什么办法可以在虚拟空房间里保持实时交流？当然是网上见面。通过会议，可以保证每个人都已经在“站”了，可以沟通了解彼此的目标和关注点，让团队对工作内容形成稳定的预期。在远程办公中，每天建立定期简报以保持协调是非常重要的。

在会议软件的选择上，方便是第一位的。

这时候试试企业微信集成的“会议”功能。在1月份更新的企业微信4.0版本中，全面升级了内置的效率工具，包括基于腾讯会议的“会议”功能；升级后的企业微信会议使用更加方便:点击企业微信群聊中的“会议”按钮，快速开始一个会议，被邀请的同事会在企业微信上收到类似电话的通知，一秒钟点击通知加入。

至于公司外的客户，由于企业微信已经开通了微信，只要给他们发送会议邀请，客户就可以通过“企业微信会议”小程序参加会议，不需要单独下载app，也不需要记下会议编号。

其次，好的会议工具要有审核功能。一些重要的会议将雇用速记员，但不是每个小会议都是必要的。所以，如果会议软件有审核功能就太好了。

正好企业微信会议支持这种需求:点击“录音>:云录音”，软件会在后台自动录音，会后以语音转文字的形式输出会议纪要。

抗干扰能力对于在线会议也很重要。毕竟没有人会希望会议因为信号不好而断断续续，或者只听到其他宠物的叫声和楼下的广播。在这一点上，借助腾讯会议的技术积累，企业微信会议即使在网络信号不好的情况下也能保持良好的沟通效果。同时，内置的降噪功能会过滤掉椅子移动或宠物叫唤等声音，让你有一个舒适的会议。

这里的“抗干扰”指的不仅仅是声音，还有环境。即使房间很乱，也不用为了开会而花时间收拾——在会议界面>:设置>各种虚拟背景和妆容都在“虚拟背景和美颜”里准备好了。即使你刚睡醒，还没来得及自作多情，你还是可以开一个专业会议。

当然，上面提到的企业微信只是一个例子。事实上，没有一种工具可以单独覆盖远程办公的所有需求。可能所有的远程办公者都要花一些时间去寻找自己的远程办公工作流程。

面对新一波疫情，受影响的伙伴可能要在家工作一段时间才能回到办公室，甚至继续远程工作。所以才要发表这样的文章。我们希望上面提到的原则和工具能帮助你尽快适应疫情下的“新常态”。

也许远程办公目前还存在很多问题，但目前来看，它是一个重要的措施，可以帮助我们尽快走出疫情，保护他人免受健康威胁。也许，当未来生活恢复正常的时候，你会发现，你在远程办公期间学到的东西，回到办公室也能提高你的工作效率。