怎么用excel制作表格(你不得不知道的Excel表格设计规范)

制作一个实用而美观的形状需要仔细的分析和设计。相对而言，用于表示数据的表格设计相对简单。您只需分析表中要显示的数据，设计标题，输入数据，然后添加一些修改；用于调整内容、排版内容和数据的表格设计更为复杂。在设计此类表格时，需要明确表格中要显示的内容和数据，然后根据一定的规则将它们整齐地排列。您甚至可以在纸上绘制草图，然后在Excel中制作表格，最后添加各种修改。

用于显示数据的表格通常有整齐的行和列。很多人认为这种桌子设计起来太简单了，但事实上，这种观点在过去可能没有问题，但现在，随着社会的发展和进步，人们更加关注很多事情。因此，在设计桌子的时候，我们也应该从阅读者的角度来思考，除了如何让形式看起来漂亮，我们还应该更多地考虑如何让内容显示更清晰，让观众看起来更容易。例如，当一个表单中数据密集，许多人看到它时会感到头晕，我们需要找到方法使其在设计表单时看起来更清晰，数据表通常可以从以下几个方面进行设计。

（1）紧凑表字段

虽然excel非常适合包含多个字段的大型表格，但我们不得不承认，当字段太多时，它会影响阅读者对重要数据的掌握。因此，在设计表格时，设计者需要仔细考虑、分析表字段的主次关系，删除一些不重要的字段并保留重要字段。尤其是当需要打印生成的表单时，我们必须注意不要使表单中的太多数据字段超出页面范围，否则将非常不方便查看。

（2）注意字段顺序

不能忽略表中字段的顺序。为什么学生编号或姓名通常是成绩表的第一列？为什么语文、数学和英语的成绩总是排在其他科目的前面？

在设计表格时，有必要区分每个字段的关系和主次关系，并根据字段的重要性或一些方便的阅读规律来排列字段。需要仔细考虑每个字段的位置。

（3）保持行和列内容对齐

使用表格可以使数据有规律地排列，使数据显示更加整齐统一。对于表格中每个单元格的内容，每一行和每一列都应排列整齐。例如，在下图所示的表格中，如果行和列中的数据排列不整齐，表格就会显得杂乱无章，不方便查看。

一般来说，不同类型的字段可以用不同的对齐方法表示，但每列中每个单元格的数据应该采用相同的对齐方法。根据本标准设置上图内容对齐方式的效果如下图所示，每列的对齐方式可以不同，但每列的单元格对齐方式是统一的。

（4）调整行高和列宽

表中每个字段的内容长度可能不同，因此不可能统一每列的宽度，但通常可以确保每行高度的一致性。

设计表格时，应仔细研究表格的数据内容，以及是否有特别长的数据内容。尝试调整列宽，以便在单元格中显示较长的内容，而不出现换行。如果单元格的内容确实需要换行，请调整每行的高度以使每行一致。

图中所示表格中某些单元格的内容过长。此时，需要调整每列的宽度和每行的高度。

调整后的效果如图所示。

（5）适当地应用修改

数据表主要用于显示数据，修改的目的是更好地显示数据。因此，在表格中应用修改时，目标应该是便于更清晰地显示数据，而不是盲目追求艺术。

通常，当表格中的数据量较大且有许多单词时，可以使用以下方法来更清楚地显示数据。

• 使用常规或简洁的字体，如宋体、粗体等。
• 使用对比色，例如白色背景上的黑色字符、黑色背景上的白色字符等。
• 表单主体的内容区域与页眉和页脚不同，但有不同的修改，例如不同的边框、阴影等。

下图显示了修改后的表格。

当应用表来表示一系列彼此不密切相关的数据时，不能使用行或列来表示相同的含义。这种桌子的设计比较麻烦。

例如，要设计干部任免审批表，该表需要显示审批中的各种信息。这些信息之间几乎没有关联。当然，您不能选择使用表单来显示这些内容，但使用表单来显示这些内容的优点是，它可以使页面结构更美观，数据更清晰。因此，在设计这种形式时，它们仍然需要按照更漂亮、更清晰的标准进行设计。

（1）澄清表格中要显示的信息

在设计表格之前，您应该首先明确表格中应该显示哪些数据内容。您可以先列出此内容，然后再考虑表的设计。

例如，干部任免审批表可以包含姓名、性别、籍贯、学历、出生日期、工作时间和工资等各种信息。首先列出这些信息。

（2）根据列表的内容进行分类

分析要显示的内容之间的关系，将相关和相似的信息分类为一个类别，并尽可能在表格中对相同类型的信息进行排序。例如，干部任免审批单中的信息可以分为几类：基础数据、工作经历、工作状态、家庭成员等。

为了更清楚地排列表格的内容，使表格结构更合理、更美观，你可以在纸上画一个草图，反复思考，最后用Excel制作表格。如图所示，这是手绘干部任免审批表的效果。

（3）根据类别做一个大的桌子框架

根据表格内容中的类别，制作表格的大结构，如图所示。

（4）合理利用空间

使用表格显示数据不仅可以使数据更加直观、清晰，而且可以有效节省空间，以最少的位置清晰地显示更多的数据。

如图所示，表格后排的内容比第一行的内容长。如果行和列保持整洁，那么留给填充者填充的空间将受到影响。因此，单元格宽度通过合并单元格而扩大。这不仅保持了桌子的整洁，还合理利用了多余的桌子空间。

简而言之，这些表格之所以复杂，主要是因为使用了空间。有必要在有限的空间内展示更多内容，内容整洁美观。有目的地合并或分裂细胞是必要的，而不是盲目地分裂和合并。

在制作这种桌子时，通常是在有了总体规划之后制作的。首先，在表格中制作一个大框架，然后使用单元格拆分或合并功能对表格的每个部分进行细分，输入相应的文本内容，然后对其进行修改。

此外，此类表格需要特别注意各部分内容与放置位置之间的关系，以便填写和参考。例如，简历的第一列是姓名，因为姓名必须是表格中最关键的数据；如果您需要在简历中突出显示您的联系信息，以便查看您简历的人可以与您联系，您可以将联系人号码用作第二列，以此类推。